Folha de pagamento é o registro mensal do que a empresa paga e desconta de cada empregado: salário, horas extras, adicionais, INSS, Imposto de Renda, vale-transporte e os encargos que ficam só com a empresa, como o FGTS. Fazer a folha é apurar o mês, calcular nesta ordem (proventos, INSS, Imposto de Renda, outros descontos, encargos) e prestar contas ao eSocial até o dia 15 do mês seguinte.
Em 2026, três números mudaram a conta: o salário mínimo foi para R$ 1.621, o teto do INSS para R$ 8.475,55 e o Imposto de Renda passou a ser zero para quem ganha até R$ 5.000 por mês. Este guia mostra a folha inteira de um empregado, do ponto à guia, com as tabelas de 2026, um exemplo conferido centavo a centavo e as fontes oficiais.
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Quero meu mês grátisO que é folha de pagamento
Folha de pagamento é a relação mensal de todos os empregados da empresa, com a remuneração de cada um, os descontos e as contribuições devidas. A lei manda a empresa prepará-la (Lei 8.212/1991, art. 32, e Decreto 3.048/1999, art. 225), e hoje ela chega ao governo pelo eSocial.
A folha é da empresa; o holerite é do empregado. O holerite, ou contracheque, é o recibo de cada pessoa, com os proventos, os descontos e o líquido do mês. A folha é o conjunto: todos os holerites, mais o que a empresa recolhe por conta própria, como o FGTS e o INSS patronal. Para entender cada linha do recibo, o guia do holerite explica uma a uma.
Toda empresa com empregado registrado faz folha, do MEI com um funcionário à indústria com mil. O empregador doméstico também, pelo módulo doméstico do eSocial. O que muda de uma empresa para outra é o regime de impostos e o tamanho da conta, não a obrigação.
Com o eSocial, a folha deixou de ser só um relatório interno. Cada salário vira um evento enviado ao governo, e é desse envio que saem a guia do INSS, pela DCTFWeb, e a do FGTS, pelo FGTS Digital. Um erro na folha vira erro nas guias.
O que entra na folha: proventos, descontos e encargos
Toda folha tem três blocos. Os dois primeiros aparecem no holerite; o terceiro, só na conta da empresa.
| Bloco | O que é | Exemplos |
|---|---|---|
| Proventos | O que o empregado ganha no mês | Salário, horas extras, DSR sobre as parcelas variáveis, adicional noturno, insalubridade, periculosidade, comissões, gratificações, salário-família |
| Descontos | O que sai do bruto | INSS, Imposto de Renda, vale-transporte (até 6% do salário básico), faltas e atrasos, adiantamento, coparticipação de plano de saúde e de vale-refeição, pensão alimentícia, consignado |
| Encargos da empresa | O que a empresa paga além do salário, sem descontar de ninguém | FGTS (8%), INSS patronal (20%), RAT ajustado pelo FAP, contribuições a terceiros, provisões de 13º e férias |
Desconto só entra na folha quando vem da lei, de adiantamento, da convenção coletiva ou de autorização por escrito do empregado (CLT, art. 462, e Súmula 342 do TST). A lista completa está no guia de descontos permitidos no salário.
Como fazer a folha de pagamento em 7 passos
A ordem importa. O INSS sai antes do Imposto de Renda, porque entra na base dele, e o fechamento só acontece depois de todos os descontos conferidos.
1. Deixe o cadastro em dia
Admissão, mudança de salário, de cargo ou de jornada, afastamento e desligamento vão para o eSocial antes da folha. A admissão precisa estar lá antes do primeiro dia de trabalho. Folha calculada sobre cadastro velho sai errada mesmo com a conta certa. Veja o passo a passo da admissão digital e a lista de documentos da admissão.
2. Feche o ponto do período
Do registro de ponto saem as horas extras, o adicional noturno, as faltas e os atrasos do mês. Muitas empresas fecham o ponto alguns dias antes do fim do mês para dar tempo à folha; o que fica de fora entra no mês seguinte. O ponto eletrônico entrega o espelho de cada pessoa e os arquivos AFD e AEJ da Portaria 671, prontos para a folha.
3. Some os proventos
Salário do mês (proporcional, se houve admissão, desligamento ou falta), mais horas extras, adicionais, comissões e o DSR sobre essas parcelas variáveis. O DSR é o mais esquecido: hora extra habitual também paga o descanso semanal. As contas estão nos guias de hora extra, DSR e adicionais noturno, de insalubridade e de periculosidade.
4. Calcule o INSS do empregado
A tabela é progressiva, de 7,5% a 14%, e cada alíquota vale só para a parte dos proventos que cai na sua faixa. O desconto para no teto: acima de R$ 8.475,55, o INSS é sempre R$ 988,09. A tabela completa está mais abaixo.
5. Calcule o Imposto de Renda
A base é o bruto menos a maior de duas deduções: o INSS mais R$ 189,59 por dependente (e a pensão alimentícia, se houver), ou o desconto simplificado de R$ 607,20. Sobre a base vem a tabela progressiva e, desde janeiro de 2026, a redução da Lei 15.270, que zera o imposto de quem tem até R$ 5.000 de rendimento tributável no mês. A conta detalhada está em como calcular o IRRF.
6. Aplique os outros descontos e chegue ao líquido
Vale-transporte, coparticipação de vale-refeição e de plano de saúde, adiantamento, faltas, pensão e consignado. O desconto do VT é de até 6% do salário básico, sem horas extras nem adicionais, e nunca passa do custo do vale (veja como calcular o desconto do VT na folha). O líquido é o bruto menos tudo isso, e o salário vence até o 5º dia útil do mês seguinte (CLT, art. 459, § 1º).
7. Calcule os encargos, envie ao eSocial e pague as guias
Com a folha conferida, a empresa calcula o FGTS e o INSS patronal, envia ao eSocial os eventos de remuneração e de pagamento e fecha o mês. O eSocial alimenta a DCTFWeb, que gera o DARF do INSS e do Imposto de Renda retido, e o FGTS Digital, que gera a guia do FGTS. O passo a passo do fechamento está mais abaixo.
Exemplo completo: o cálculo da folha de um salário de R$ 3.200
O caso: uma assistente administrativa ganha R$ 3.200 por mês, com jornada de 220 horas. Em outubro de 2026, fez 10 horas extras a 50%. Tem um dependente no Imposto de Renda e usa um vale-transporte que custa R$ 220 no mês. A empresa é do Lucro Presumido, com RAT de 2% e FAP 1,0. Outubro de 2026 tem 26 dias úteis e 5 domingos e feriados (4 domingos e o dia 12).
O que vai para o holerite
| Linha do holerite | Conta | Valor |
|---|---|---|
| Salário | Mês cheio | R$ 3.200,00 |
| Horas extras 50% | R$ 3.200 ÷ 220 = R$ 14,55 a hora; com 50%, R$ 21,82; vezes 10 horas | R$ 218,18 |
| DSR sobre horas extras | R$ 218,18 ÷ 26 dias úteis × 5 domingos e feriados | R$ 41,96 |
| Total de proventos | R$ 3.460,14 | |
| INSS | 7,5% sobre R$ 1.621,00, 9% sobre R$ 1.281,84 e 12% sobre R$ 557,30 | − R$ 303,82 |
| Imposto de Renda | O desconto simplificado (R$ 607,20) é maior que o INSS mais o dependente (R$ 493,41). Base de R$ 2.852,94; 15% menos a parcela de R$ 394,16 dá R$ 33,78, que a redução da Lei 15.270 zera | R$ 0,00 |
| Vale-transporte | 6% de R$ 3.200 = R$ 192,00, menor que o custo do vale (R$ 220) | − R$ 192,00 |
| Salário líquido | R$ 2.964,32 |
Repare em duas coisas. O VT é descontado sobre os R$ 3.200 do salário, não sobre os R$ 3.460,14 com as horas extras. E o Imposto de Renda seria de R$ 33,78 pela tabela, mas a redução de 2026 o zera, porque o rendimento do mês ficou abaixo de R$ 5.000.
O que a empresa paga além do holerite
| Item | Conta | Valor |
|---|---|---|
| Proventos | O total do holerite, antes dos descontos | R$ 3.460,14 |
| FGTS | 8% dos proventos | R$ 276,81 |
| INSS patronal | 20% dos proventos | R$ 692,03 |
| RAT | 2% × FAP 1,0 | R$ 69,20 |
| Terceiros | 5,8% (salário-educação, Incra, Sistema S e Sebrae) | R$ 200,69 |
| Vale-transporte | A parte que o desconto não cobre: R$ 220 − R$ 192 | R$ 28,00 |
| Provisão de 13º | 1/12 dos proventos | R$ 288,35 |
| Provisão de férias + 1/3 | 1/12 dos proventos, mais um terço | R$ 384,46 |
| Encargos sobre as provisões | FGTS, INSS patronal, RAT e terceiros (35,8%) sobre o 13º e as férias | R$ 240,87 |
| Custo do mês para a empresa | 1,63 vez os proventos; 1,76 vez o salário do contrato | R$ 5.640,55 |
Se a mesma empresa fosse do Simples Nacional, nos anexos I, II, III ou V, o INSS patronal, o RAT e as contribuições a terceiros não apareceriam na folha: a contribuição previdenciária vai embutida no DAS, calculada sobre o faturamento. O custo do mês na folha cairia para R$ 4.491,58, ou 1,30 vez os proventos. Benefícios como vale-refeição e plano de saúde entram por cima nos dois casos.
As tabelas de 2026: INSS e Imposto de Renda
INSS do empregado
A tabela vem da Portaria Interministerial MPS/MF nº 13, de 9 de janeiro de 2026, e vale sobre o total de proventos do mês:
| Salário de contribuição | Alíquota da faixa |
|---|---|
| até R$ 1.621,00 | 7,5% |
| de R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84 | 9% |
| de R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27 | 12% |
| de R$ 4.354,28 a R$ 8.475,55 | 14% |
Imposto de Renda retido na fonte
A tabela mensal é a da Lei 11.482/2007, com a redação dada pela Lei 15.191, de 2025, e a Receita Federal publica os valores na tabela de 2026:
| Base de cálculo | Alíquota | Parcela a deduzir |
|---|---|---|
| até R$ 2.428,80 | isento | R$ 0,00 |
| de R$ 2.428,81 a R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 182,16 |
| de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 | 15% | R$ 394,16 |
| de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 675,49 |
| acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 908,73 |
Por cima da tabela vem a redução da Lei 15.270, de 2025, calculada sobre o rendimento tributável do mês, e não sobre a base:
- Até R$ 5.000: a redução é igual ao imposto da tabela, e o IR retido é zero.
- De R$ 5.000,01 a R$ 7.350: a redução é de R$ 978,62 menos 0,133145 vezes o rendimento, limitada ao imposto calculado. A Receita tem exemplos oficiais da conta.
- Acima de R$ 7.350: não há redução.
| Salário bruto | INSS | IR pela tabela | Redução da Lei 15.270 | IR retido |
|---|---|---|---|---|
| R$ 3.500 | R$ 308,60 | R$ 39,76 | R$ 39,76 | R$ 0,00 |
| R$ 5.000 | R$ 501,51 | R$ 312,89 | R$ 312,89 | R$ 0,00 |
| R$ 6.000 | R$ 641,51 | R$ 564,85 | R$ 179,75 | R$ 385,10 |
| R$ 7.350 | R$ 830,51 | R$ 884,13 | R$ 0,00 | R$ 884,13 |
| R$ 10.000 | R$ 988,09 | R$ 1.569,55 | R$ 0,00 | R$ 1.569,55 |
Outros valores de 2026 que entram na folha: salário mínimo de R$ 1.621 (Decreto 12.797/2025), dedução de R$ 189,59 por dependente, desconto simplificado de R$ 607,20 e salário-família de R$ 67,54 por filho para quem ganha até R$ 1.980,38. Para simular um salário qualquer, use a calculadora de salário líquido 2026, que faz a conta linha por linha.
Encargos da folha: quanto custa um empregado
O que a empresa paga além do salário depende do regime de tributação. O FGTS e as provisões de 13º e férias são iguais para todos; a contribuição previdenciária, não.
| Encargo | Lucro Presumido e Lucro Real | Simples (anexos I, II, III e V) | Simples (anexo IV) |
|---|---|---|---|
| FGTS | 8% | 8% | 8% |
| INSS patronal | 20% | dentro do DAS | 20%, fora do DAS |
| RAT × FAP | 1% a 3%, vezes 0,5 a 2 | dentro do DAS | 1% a 3%, vezes 0,5 a 2 |
| Terceiros | 5,8% na maioria das empresas (varia pela atividade) | não paga | não paga |
| Provisões de 13º e de férias + 1/3 | cerca de 19,4% do salário | cerca de 19,4% do salário | cerca de 19,4% do salário |
O anexo IV do Simples reúne, entre outras, construção civil, vigilância, limpeza e advocacia: essas empresas pagam o INSS patronal fora do DAS, como as do Lucro Presumido. No exemplo acima, o empregado custa 1,63 vez os proventos no Lucro Presumido e 1,30 vez no Simples, antes dos benefícios. A conta completa, com benefícios, está no guia de quanto custa um funcionário.
Desoneração da folha em 2026. As empresas dos setores beneficiados pela Lei 14.973, de 2024 estão na volta gradual ao INSS patronal sobre a folha: em 2026, pagam 10% sobre a folha e 60% da alíquota da contribuição sobre a receita bruta (CPRB). Em 2027, serão 15% e 40%; em 2028, os 20% cheios sobre a folha.
O calendário da folha: os prazos do mês
| Até quando | O quê | Base legal |
|---|---|---|
| Antes do primeiro dia de trabalho | Admissão no eSocial | Manual de Orientação do eSocial |
| 5º dia útil do mês seguinte | Pagamento do salário | CLT, art. 459, § 1º |
| Dia 15 do mês seguinte | Eventos de remuneração, pagamento e fechamento no eSocial (S-1200, S-1210 e S-1299) | Manual de Orientação do eSocial |
| Dia 20 do mês seguinte | Guia do FGTS, emitida pelo FGTS Digital | Lei 8.036/1990, art. 15 |
| Dia 20 do mês seguinte | INSS do empregado e da empresa, no DARF gerado pela DCTFWeb | Lei 8.212/1991, art. 30 |
| Dia 20 do mês seguinte ao do pagamento | Imposto de Renda retido dos salários, também declarado na DCTFWeb | Lei 11.196/2005, art. 70 |
| Último dia útil do mês seguinte | Entrega da DCTFWeb | Instrução Normativa RFB 2.237/2024 |
| 2 dias antes do início das férias | Pagamento das férias com o terço | CLT, art. 145 |
| 10 dias depois do fim do contrato | Pagamento das verbas rescisórias | CLT, art. 477, § 6º |
| 30 de novembro e 20 de dezembro | Primeira e segunda parcelas do 13º salário | Lei 4.749/1965 |
O INSS e o FGTS seguem a competência: a folha de outubro vence em 20 de novembro, mesmo que o salário seja pago no 5º dia útil de novembro. O Imposto de Renda retido segue a data do pagamento: o salário de outubro pago em novembro tem o imposto apurado em novembro, com vencimento em 20 de dezembro. Quando o dia 20 não é dia útil, as guias vencem no dia útil anterior; já o prazo do eSocial, quando o dia 15 não é útil, passa para o dia útil seguinte. Para as datas do 13º, das férias e da rescisão, veja os guias do 13º salário, das férias e da rescisão.
O fechamento da folha no eSocial
Fechar a folha no eSocial é enviar, para cada competência, três eventos, nesta ordem:
- S-1200, remuneração: o que cada trabalhador ganhou no mês, rubrica por rubrica, com as bases de INSS, FGTS e Imposto de Renda. O eSocial devolve os valores que calculou. Compare com a sua folha antes de seguir.
- S-1210, pagamentos: o que foi pago a cada pessoa e em que data. É dele que sai o Imposto de Renda retido.
- S-1299, fechamento: encerra a competência. Depois dele, a DCTFWeb fica pronta para emitir o DARF, e o FGTS Digital, a guia do FGTS.
No FGTS Digital, a guia sai do que está no eSocial. Não há como corrigir a guia: corrige-se o evento, e a guia é refeita. Para reabrir uma competência já fechada, existe o evento S-1298. Os outros eventos que a empresa envia ao longo do ano estão no guia de obrigações do eSocial.
O consignado do Crédito do Trabalhador também passa pela folha: a parcela cabe em até 35% da remuneração disponível, a empresa desconta no holerite e repassa o valor na guia do FGTS Digital, até o dia 20 (Lei 15.179/2025).
Os erros que mais custam na folha
- Descontar o VT sobre o bruto. A base dos 6% é o salário básico, sem horas extras e adicionais. E, se o vale custa menos que 6%, o desconto é o valor do vale. Mais em vale-transporte na folha de pagamento.
- Esquecer o DSR das variáveis. Hora extra e comissão habituais refletem no descanso semanal. No exemplo deste guia, são R$ 41,96 que faltariam no holerite.
- Usar a tabela de 2025. A tabela do INSS que começa em R$ 1.518 e para em R$ 8.157,41 é a do ano passado, e ainda circula na internet. A de 2026 está acima.
- Reter IR de quem ganha até R$ 5.000. Planilha montada antes de 2026 calcula o imposto pela tabela e não aplica a redução da Lei 15.270.
- Confundir competência com caixa. INSS e FGTS seguem o mês trabalhado; o Imposto de Renda retido segue a data do pagamento.
- Corrigir a guia em vez do evento. A guia do FGTS e o DARF da DCTFWeb vêm do eSocial. O conserto é sempre no evento.
- Pagar depois do 5º dia útil. Atraso de salário pode gerar multa da convenção coletiva, autuação da fiscalização e, se for repetido, pedido de rescisão indireta.
- Aplicar o reajuste da categoria tarde. O dissídio retroativo gera diferenças em várias folhas de uma vez, com reflexo em férias, 13º e FGTS.
Planilha, contabilidade ou sistema?
| Caminho | Serve para | Cuidado |
|---|---|---|
| Planilha | Conferir a conta e simular salários | Não envia nada ao eSocial, e uma tabela desatualizada erra todos os holerites ao mesmo tempo |
| Contabilidade | Empresa pequena, sem departamento pessoal próprio | O ponto e as variáveis precisam chegar a tempo, e alguém da empresa precisa conferir o resultado |
| Sistema de folha com eSocial | Empresa com DP próprio ou com muitas variáveis no mês | Atualização das tabelas, ligação com o ponto e os benefícios, e suporte nos prazos do eSocial |
Seja qual for o caminho, a folha depende do que chega antes dela: o ponto fechado e os benefícios lançados. Para fazer a folha com eSocial, ponto e RH no mesmo lugar, a Otimiza.pro tem o Otimiza RH, um sistema de folha de pagamento com 1 mês grátis. Quem já tem sistema de folha pode usar o Otimiza no Ponto, que entrega a jornada nos arquivos AFD e AEJ, prontos para a folha, e o Otimiza VT Pro, que exporta os dados do vale-transporte para o seu sistema de folha. Para acompanhar as mudanças de tabelas e prazos, a newsletter Inteligência RH sai de graça para quem é de RH e DP.
Perguntas frequentes sobre folha de pagamento
O que é folha de pagamento?
É o registro mensal do que a empresa paga e desconta de cada empregado: salário, adicionais, INSS, Imposto de Renda, vale-transporte e os encargos da empresa, como o FGTS. A lei obriga toda empresa com empregados a prepará-la, e ela é enviada ao governo pelo eSocial.
Como calcular a folha de pagamento?
Some os proventos do mês (salário, horas extras, adicionais e DSR), desconte o INSS pela tabela progressiva, calcule o Imposto de Renda sobre o bruto menos as deduções, aplique os outros descontos, como o vale-transporte, e chegue ao líquido. Depois, calcule o FGTS e o INSS patronal e envie tudo ao eSocial.
Qual o prazo para pagar o salário?
Até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado, pelo artigo 459, § 1º, da CLT. Convenção coletiva pode fixar prazo menor.
Qual a diferença entre folha de pagamento e holerite?
O holerite é o recibo de um empregado, com os proventos, os descontos e o líquido dele. A folha é o conjunto de todos os holerites da empresa, mais os encargos que a empresa paga e não aparecem no recibo, como o FGTS e o INSS patronal.
Quem ganha até R$ 5.000 paga Imposto de Renda na folha?
Não. Desde janeiro de 2026, a Lei 15.270 criou uma redução que zera o imposto retido de quem tem até R$ 5.000 de rendimento tributável no mês. Entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350, o imposto é reduzido em parte.
O FGTS é descontado do salário?
Não. O FGTS é de 8% sobre a remuneração e é pago pela empresa, sem desconto no holerite. A guia é emitida pelo FGTS Digital e vence no dia 20 do mês seguinte.
Que dia fecha a folha de pagamento?
A lei não fixa o dia do fechamento interno: fixa o pagamento até o 5º dia útil e o envio ao eSocial até o dia 15. Por isso, muitas empresas fecham o ponto alguns dias antes do fim do mês e lançam no mês seguinte o que ficou de fora.
Até quando a folha precisa ir para o eSocial?
Até o dia 15 do mês seguinte, com os eventos de remuneração (S-1200), de pagamento (S-1210) e de fechamento (S-1299). O DARF da DCTFWeb e a guia do FGTS saem desse envio e vencem no dia 20.
Quanto custa um funcionário para a empresa?
Depende do regime de impostos. No exemplo deste guia, um salário de R$ 3.200 com horas extras custa R$ 5.640,55 no mês a uma empresa do Lucro Presumido, 1,63 vez os proventos, e R$ 4.491,58 na folha de uma empresa do Simples Nacional, antes dos benefícios.
O desconto do vale-transporte é sempre de 6%?
Não. Os 6% são o teto, calculado sobre o salário básico. Se o vale do mês custa menos que isso, o desconto é o valor do vale.
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