Termos de Uso — Otimiza Ponto Eletrônico Gratuito

Estes Termos Específicos regulam as condições de utilização do produto Otimiza Ponto Eletrônico Gratuito ("Produto"), sistema de Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P), disponibilizado pela OTIMIZA PAGAMENTOS E INTERMEDIAÇÃO DE NEGÓCIOS LTDA. ("Otimiza"), inscrita no CNPJ sob o n. 32.920.260/0001-71.

1. Definições

Além das definições constantes nos Termos de Uso da Plataforma, aplicam-se:

• "Otimiza Ponto Eletrônico" ou "Otimiza Ponto" — sistema de registro eletrônico de ponto via programa (REP-P) de propriedade da Otimiza, acessível via aplicativo mobile e navegador web, que permite o registro, controle e gestão da jornada de trabalho dos colaboradores do Cliente.
• "REP-P" (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) — modalidade de sistema de registro de ponto definida pela Portaria MTP n. 671/2021, que opera por meio de software instalado em dispositivo eletrônico, dispensando equipamento específico de hardware.
• "Portaria 671" — Portaria MTP n. 671, de 8 de novembro de 2021, que regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, incluindo os requisitos técnicos para sistemas de registro eletrônico de ponto.
• "Portaria 1.486" — Portaria MTP n. 1.486, de 3 de junho de 2022, que estabelece requisitos técnicos complementares para assinatura eletrônica nos registros de ponto.
• "Assinatura Eletrônica PAdES" — padrão de assinatura digital (PDF Advanced Electronic Signatures) utilizado pelo Otimiza Ponto para conferir validade jurídica aos comprovantes de registro de ponto.
• "Geolocalização" — funcionalidade de captura das coordenadas geográficas (GPS) do dispositivo do colaborador no momento do registro de ponto, para fins de controle e auditoria.
• "Geofencing" — delimitação de áreas geográficas virtuais dentro das quais o registro de ponto é permitido, configurável pelo Usuário Administrador.
• "Reconhecimento Facial" — tecnologia biométrica de verificação de identidade utilizada como mecanismo antifraude no registro de ponto.
• "Espelho de Ponto" — documento consolidado com todos os registros de ponto de um colaborador em determinado período, utilizado para fechamento de folha de pagamento.
• "NTP" (Network Time Protocol) — protocolo de sincronização de relógio utilizado para garantir a precisão horária dos registros de ponto.
• "Dias Úteis" — dias da semana de segunda a sexta-feira, excluídos sábados, domingos e feriados, utilizados como referência para prazos de suporte.

2. Objeto

O objeto destes Termos Específicos é a disponibilização gratuita do Otimiza Ponto Eletrônico ao Cliente, permitindo, entre outras operações:

• Registro de ponto dos colaboradores via aplicativo mobile (Android/iOS), navegador web ou QR Code.
• Captura de geolocalização e geofencing no momento do registro.
• Verificação de identidade por reconhecimento facial (antifraude).
• Sincronização horária via protocolo NTP.
• Geração automática de espelhos de ponto com assinatura eletrônica PAdES.
• Fechamento automático de folha de ponto com auxílio de inteligência artificial.
• Geração de mais de 30 relatórios gerenciais de jornada.
• Operação online e offline, com sincronização automática ao restabelecer conexão.
• Armazenamento seguro dos registros por 5 (cinco) anos.
• Exportação para sistemas de folha de pagamento (ADP, TOTVS, Senior, Domínio, AlterData, SAP e outros).

3. Gratuidade

3.1. Modelo Gratuito

O Otimiza Ponto Eletrônico é disponibilizado ao Cliente de forma 100% gratuita, sem taxas de adesão, mensalidade, período de teste ou exigência de cartão de crédito. Todas as funcionalidades descritas nestes Termos estão incluídas sem custo adicional.

3.2. Sem Limite de Colaboradores

Não há limite máximo de colaboradores registrados no Otimiza Ponto Eletrônico. O Cliente poderá cadastrar quantos colaboradores forem necessários, sem restrição.

3.3. Sustentabilidade do Modelo

O modelo gratuito é sustentado pelo ecossistema de produtos e serviços da Plataforma Otimiza Pro. A Otimiza reserva-se o direito de alterar o modelo de precificação mediante notificação prévia de 90 (noventa) dias ao Cliente pela Plataforma, garantindo a continuidade do serviço durante esse período.

4. Conformidade Legal

4.1. Portaria 671

O Otimiza Ponto Eletrônico é classificado como REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) nos termos da Portaria MTP n. 671/2021 e atende integralmente aos requisitos técnicos nela estabelecidos, incluindo:

• Emissão de comprovante de registro de ponto ao colaborador.
• Registro fiel das marcações, sem admitir alteração ou exclusão.
• Disponibilização dos registros para extração pelo empregador.
• Certificação e assinatura digital dos registros.

4.2. Portaria 1.486

O sistema atende aos requisitos de assinatura eletrônica estabelecidos pela Portaria MTP n. 1.486/2022, utilizando o padrão PAdES para conferir validade jurídica aos comprovantes e espelhos de ponto.

4.3. Decreto 10.854

O Otimiza Ponto Eletrônico está em conformidade com o Decreto n. 10.854/2021, que regulamenta disposições relativas ao Programa de Alimentação do Trabalhador e ao registro eletrônico de ponto.

4.4. Responsabilidade pela Conformidade

Embora o Otimiza Ponto Eletrônico atenda aos requisitos técnicos da legislação vigente, a responsabilidade pela correta utilização do sistema, configuração das regras de jornada e cumprimento das obrigações trabalhistas é exclusiva do Cliente. A Otimiza não se responsabiliza por configurações incorretas, omissões ou uso inadequado do sistema pelo Cliente ou seus colaboradores.

5. Rampagem Inicial e Onboarding

5.1. Ativação

O Otimiza Ponto Eletrônico é ativado imediatamente após a criação da C3i na Plataforma ou mediante habilitação do módulo pelo Usuário Administrador. Não há necessidade de instalação de hardware específico — o sistema opera em dispositivos existentes do Cliente (smartphones, tablets, computadores).

5.2. Configuração Inicial

O Cliente deverá, durante o processo de rampagem inicial:

• Configurar as regras de jornada de trabalho (horários, escalas, tolerâncias).
• Definir as áreas de geofencing, quando aplicável.
• Cadastrar todos os colaboradores com informações completas (nome, CPF, cargo, departamento, jornada).
• Habilitar o reconhecimento facial para cada colaborador (captura inicial do rosto).
• Comunicar aos colaboradores os meios de acesso (app mobile ou navegador web).
• Configurar perfis de Usuários Administradores com níveis de acesso diferenciados.

5.3. Integração com Folha de Pagamento

A Otimiza disponibiliza formatos de exportação compatíveis com os principais sistemas de folha de pagamento do mercado. A configuração da integração é de responsabilidade do Cliente, com suporte técnico da Otimiza mediante solicitação.

5.4. Suporte na Rampagem

A Otimiza oferece suporte técnico durante o processo de rampagem inicial por meio dos canais disponíveis na Plataforma, em Dias Úteis, das 09:00 às 18:00 horas.

6. Funcionalidades e Operação

6.1. Métodos de Registro

O Otimiza Ponto Eletrônico suporta os seguintes métodos de registro de ponto:

• Aplicativo mobile: disponível para Android e iOS, com captura de geolocalização e reconhecimento facial.
• Navegador web: acesso via computador para registro e gestão administrativa.
• QR Code: registro mediante leitura de código QR disponibilizado no local de trabalho.

6.2. Operação Offline

O aplicativo mobile permite o registro de ponto mesmo sem conexão à internet. Os registros realizados offline são armazenados localmente no dispositivo e sincronizados automaticamente com a Plataforma assim que a conexão for restabelecida, mantendo a integridade e a ordem cronológica das marcações.

6.3. Relatórios

O sistema oferece mais de 30 relatórios gerenciais, incluindo espelhos de ponto individuais e coletivos, relatórios de horas extras, banco de horas, atrasos, faltas, jornada noturna e exportações para folha.

6.4. Armazenamento

Todos os registros de ponto são armazenados de forma segura por no mínimo 5 (cinco) anos, conforme exigência legal, em infraestrutura Cloudflare com criptografia SSL/TLS.

7. Obrigações do Cliente

Além das obrigações previstas nos Termos de Uso da Plataforma, o Cliente obriga-se a:

• Configurar corretamente as regras de jornada de trabalho de cada colaborador.
• Garantir que todos os colaboradores obrigados ao registro de ponto utilizem o sistema.
• Manter os dados cadastrais dos colaboradores atualizados.
• Assegurar que os dispositivos utilizados para registro possuam GPS e câmera funcionais, quando aplicável.
• Realizar o fechamento mensal do espelho de ponto dentro dos prazos exigidos por sua folha de pagamento.
• Não realizar qualquer alteração, adulteração ou supressão de registros de ponto em desacordo com a legislação.
• Orientar seus colaboradores sobre o uso correto do sistema e a importância da veracidade dos registros.

8. Obrigações da Otimiza

A Otimiza obriga-se a:

• Manter o Otimiza Ponto Eletrônico em conformidade com a legislação vigente (Portaria 671, Portaria 1.486, Decreto 10.854).
• Garantir a integridade e inviolabilidade dos registros de ponto armazenados.
• Disponibilizar os registros para exportação e auditoria pelo Cliente a qualquer momento.
• Prestar suporte técnico em Dias Úteis, das 09:00 às 18:00 horas.
• Notificar o Cliente sobre atualizações relevantes no sistema ou na legislação aplicável.

9. Dados Biométricos

O reconhecimento facial utilizado pelo Otimiza Ponto Eletrônico coleta e processa dados biométricos dos colaboradores do Cliente exclusivamente para fins de verificação de identidade no momento do registro de ponto (antifraude).

O Cliente, na qualidade de controlador dos dados pessoais de seus colaboradores (conforme definido nos Termos de Uso da Plataforma), é responsável por obter o consentimento específico dos colaboradores para o tratamento de dados biométricos, nos termos do art. 11 da LGPD, e por informá-los sobre a finalidade, forma e duração do tratamento.

A Otimiza, como operadora, armazena os dados biométricos de forma criptografada e segregada, utilizando-os exclusivamente para a finalidade descrita, pelo prazo necessário à prestação do serviço ou conforme exigido pela legislação aplicável.

10. Indisponibilidade

A Otimiza empregará seus melhores esforços para manter o Otimiza Ponto Eletrônico disponível de forma contínua. O sistema conta com funcionalidade offline que permite o registro de ponto mesmo durante períodos de indisponibilidade da conexão à internet ou da Plataforma.

A Otimiza não será responsabilizada por registros não realizados em decorrência de: falha no dispositivo do colaborador, desativação de GPS ou câmera, falta de conexão à internet para sincronização (os registros offline serão sincronizados automaticamente ao restabelecer a conexão), ou uso inadequado do sistema.

11. Vigência e Encerramento

A utilização do Otimiza Ponto Eletrônico inicia-se na data de ativação do módulo e permanece vigente por prazo indeterminado, enquanto o Cliente mantiver sua C3i ativa na Plataforma.

O Cliente poderá encerrar o uso do Otimiza Ponto Eletrônico a qualquer momento, sem ônus. Antes do encerramento, recomenda-se a exportação integral dos registros de ponto armazenados. Após o encerramento, a Otimiza manterá os registros pelo prazo legal de 5 (cinco) anos, após o qual poderão ser eliminados.

A Otimiza poderá descontinuar o Otimiza Ponto Eletrônico mediante notificação prévia de 90 (noventa) dias, garantindo ao Cliente acesso aos registros armazenados para exportação durante esse período.

12. Relação com os Termos da Plataforma

Estes Termos Específicos devem ser lidos em conjunto com os Termos de Uso da Plataforma Otimiza Pro e a Política de Privacidade. Em caso de conflito, prevalecem estes Termos Específicos no que tange ao escopo e obrigações operacionais do Ponto Eletrônico.

13. Foro

Para dirimir quaisquer dúvidas decorrentes destes Termos, fica eleito o Foro da Comarca da Barra da Tijuca, Rio de Janeiro - RJ, com renúncia expressa a qualquer outro.

14. Contato

Para dúvidas, solicitações ou reclamações relacionadas ao Otimiza Ponto Eletrônico:

• E-mail: empresa@otimiza.pro
• WhatsApp: (21) 99448-7472
• Endereço: Avenida Miguel Antônio Fernandes, 1333 - Recreio dos Bandeirantes, Rio de Janeiro - RJ, CEP 22790-671