Matriz SWOT: trabalhar muito não é gestão. Monte a sua com a planilha grátis

O dia começa com um pedido no WhatsApp. Depois vêm a produção, a entrega, a compra do material que acabou, o cliente que pede desconto e a conta que vence hoje. Quando o dia termina, quem empreende sozinho trabalhou o tempo inteiro, e não sobrou um minuto para pensar no próprio negócio. No dia seguinte, tudo se repete.

Trabalhar muito não é gestão. Gestão é pensar o negócio e agir nele. O dia a dia puxa tudo para o agir; a análise SWOT é o pensar, posto numa folha de quatro quadrados.

Se você já ouviu falar de SWOT, vai ver como ela cabe no seu negócio. Se nunca ouviu, em poucos minutos monta a sua. No caminho, há um exemplo pronto e o ponto exato em que a folha deixa de ser uma lista e vira decisão.

1. O que é matriz SWOT

A matriz SWOT organiza o negócio em dois eixos. O primeiro separa o que está dentro do negócio e depende de você (produto, atendimento, preço, organização) do que está fora dele (clientes, concorrentes, fornecedores, as datas do ano). O segundo separa o que está a favor do que está contra. Cruzando os dois eixos, saem os quatro quadrados.

Nos livros e nas aulas, o que está dentro aparece como fatores internos, e o que está fora, como fatores externos. É a mesma divisão, com outro nome.

2. Matriz SWOT ou matriz FOFA: é a mesma coisa?

É. SWOT é a sigla, em inglês, de Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). FOFA é o mesmo nome em português, com as letras em outra ordem: Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Os quadrados, as perguntas e os cruzamentos (a etapa em que um quadrado se junta a outro para virar decisão) são os mesmos.

Análise SWOT e matriz SWOT também andam juntas. A análise é o trabalho de pensar o negócio pelos quatro quadrados; a matriz é a folha onde esse trabalho fica escrito. No dia a dia, as duas expressões são usadas para a mesma coisa.

3. Por que trabalhar muito não é gestão

Quem empreende sozinho é dono, vendedor, produção, entrega e financeiro ao mesmo tempo. O trabalho não acaba, e por isso parece que está tudo sob controle. Só que os mesmos problemas voltam toda semana: o preço que não fecha, o mês que aperta, o cliente que some. E continuam voltando enquanto ninguém olha o negócio de fora.

Não é falta de esforço. É falta de um momento em que o assunto é o negócio, e não o pedido da vez. A matriz SWOT é esse momento, organizado numa folha.

A folha não substitui o trabalho. Ela decide para onde vai o trabalho da próxima semana.

4. Como fazer uma análise SWOT em 5 passos

Separe um momento sem pedido para atender, a planilha (ou uma folha de papel dobrada em quatro) e responda com o negócio de verdade, não com o negócio que você gostaria de ter.

1. Liste o que o negócio tem de forte e de fraco, olhando para dentro. Anote na aba Minha Matriz, nos quadrados Forças e Fraquezas. Força é o que o seu negócio faz bem e o cliente reconhece; fraqueza é o que atrapalha, falta ou depende só de você.
2. Liste o que vem de fora a favor e contra. Anote nos quadrados Oportunidades e Ameaças. Oportunidade é o que está acontecendo lá fora e pode ajudar; ameaça é o que pode atrapalhar. Você não controla nenhuma das duas, só a sua resposta a elas.
3. Cruze os quadrados: junte um quadrado de dentro com um de fora. Cruzar é perguntar o que fazer com os dois juntos: uma força com uma oportunidade, uma fraqueza com uma ameaça, e assim por diante. São quatro combinações, e cada uma tem uma caixa na aba Cruzamentos.
4. Escolha até três ações para as próximas semanas, com prazo. Anote na aba Plano de Ação. O limite de três é de propósito: uma lista curta cabe na semana de quem trabalha sozinho.
5. Revise a folha a cada três meses, ou quando algo grande mudar. Um cliente grande que chega ou vai embora, um concorrente novo, um aumento forte de custo: tudo isso muda a folha.

Dica: escreva cada item de um jeito que dê para conferir. Bom atendimento não diz nada; responde rápido no WhatsApp diz o que o cliente encontra e o que não pode se perder.

5. Exemplo de matriz SWOT preenchida

EXEMPLO ILUSTRATIVO: negócio fictício, para mostrar como preencher.

Negócio: Doces da Lu, confeitaria de uma pessoa só, que vende bolos e doces por encomenda pelo WhatsApp e produz em casa. A mesma folha está preenchida na aba Exemplo da planilha.

Custo fixo é o que se paga todo mês, vendendo ou não. Note que cada item é concreto: dá para conferir se é verdade. Mas, até aqui, a folha é só um retrato. Ela ainda não diz o que a Lu deve fazer amanhã. Isso aparece no passo seguinte, e é ele que separa a matriz que muda a semana da matriz que fica na gaveta.

6. Os cruzamentos: onde a folha vira ação

Quatro listas não decidem nada sozinhas. A decisão aparece quando você cruza os quadrados, ou seja, junta um quadrado de dentro com um de fora e pergunta: o que eu faço com os dois juntos? São quatro combinações, e essa etapa também é chamada de matriz SWOT cruzada:

• Força + Oportunidade: atacar. Use o que você faz bem para aproveitar o que está chegando.
• Força + Ameaça: defender. Use o que você faz bem para se proteger.
• Fraqueza + Oportunidade: corrigir para aproveitar. O que precisa melhorar para não perder a chance.
• Fraqueza + Ameaça: proteger. O que fazer para a fraqueza não virar prejuízo.

Na Doces da Lu, os quatro cruzamentos ficaram assim:

Repare: nenhuma dessas quatro ações estava escrita em nenhum dos quatro quadrados. Elas só aparecem quando um quadrado de dentro encontra um de fora. A receita que os clientes pedem de novo, sozinha, é só uma qualidade; cruzada com o Natal, vira uma lista de pedidos com prazo. É por isso que a matriz parada vira enfeite, e a matriz cruzada muda a semana.

7. Do cruzamento ao plano de ação

Cruzamento bom vira tarefa com prazo e com um jeito de saber se deu certo. Sem prazo, a ação vira intenção. No exemplo, a Lu escolheu três ações:

A ação que veio do cruzamento Força + Ameaça (fechar pedidos antecipados antes da próxima alta do chocolate) ficou para depois. A lista curta é uma escolha, não um esquecimento: o que não entrou agora volta na próxima revisão.

Revise a cada três meses. O negócio muda, e a folha também. Na revisão, confira se as ações saíram do papel, risque o que já não vale, mova o item que mudou de quadrado e cruze de novo. Se algo grande mudar antes disso, não espere os três meses.

8. Quatro erros que travam a matriz SWOT

1. Misturar dentro e fora. "O concorrente baixou o preço" é ameaça, porque vem de fora. Fraqueza é o que está dentro: "não sei quanto custa o meu produto". Teste rápido: se depende de você, é de dentro; se não depende, é de fora.
2. Listar sem cruzar. Quatro listas bem preenchidas não mudam a semana. A decisão sai dos cruzamentos.
3. Escrever genérico. "Qualidade" e "bom atendimento" cabem em qualquer negócio. Escreva o que é só do seu, de um jeito que dê para conferir.
4. Fazer uma vez e guardar na gaveta. A folha envelhece. Sem revisão, ela passa a descrever um negócio que já não existe.

9. Qual quadrado da sua folha ficou vazio?

Depois de preencher, olhe a folha inteira. O quadrado com menos itens mostra onde você ainda não olhou com calma, e cada um pede um caminho diferente:

• Se foi o de Forças: pergunte a três clientes por que eles compram de você. A resposta deles é a sua lista.
• Se foi o de Fraquezas: anote, durante uma semana, tudo o que travou ou dependeu só de você.
• Se foi o de Oportunidades: olhe o calendário dos próximos meses e os pedidos que chegaram sem você procurar.
• Se foi o de Ameaças: veja o que subiu de preço nos últimos meses e quem começou a vender o mesmo que você.

Perguntas frequentes

Sobre este guia: publicado pela Otimiza.pro, startup que apoia o dia a dia de trabalho em todo o Brasil, fundada em 2019. A Doces da Lu é um negócio fictício, criado para mostrar como preencher a folha.