Base legal
As obrigações da folha de pagamento em 2026
Toda empresa com empregado registrado tem a mesma agenda, do primeiro ao milésimo colaborador. O Otimiza RH cobre cada item dela:
- eSocial: admissões, remunerações, afastamentos, desligamentos e saúde e segurança do trabalho são informados por eventos digitais. A folha do mês vai nos eventos de remuneração (S-1200), de pagamentos (S-1210) e no fechamento (S-1299).
- FGTS Digital: desde março de 2024, a guia do FGTS sai dos dados que a empresa já mandou ao eSocial, com vencimento no dia 20 do mês seguinte.
- DCTFWeb: a declaração das contribuições previdenciárias nasce do fechamento do eSocial e é transmitida no e-CAC, de onde sai o DARF.
- Imposto de Renda: tabela de 2026 com a redução da Lei 15.270/2025, que zera o imposto de quem tem até R$ 5.000 de rendimento tributável no mês.
- 13º salário: 1ª parcela até 30 de novembro e 2ª até 20 de dezembro (Lei 4.749/1965).
- Férias: aviso com 30 dias de antecedência e pagamento até 2 dias antes do início (CLT, arts. 135 e 145).
- Rescisão: pagamento das verbas em até 10 dias do fim do contrato (CLT, art. 477, §6º).
Conformidade
Do ponto à guia: o caminho da folha
A folha não termina no cálculo: termina quando o eSocial recebe os eventos e as guias saem. No Otimiza RH, o caminho inteiro acontece num sistema só.
Do primeiro evento à guia, sem redigitar nada de um sistema para outro.
-
1
Os eventos do mês: batidas do ponto, horas extras, faltas, atestados, férias e lançamentos variáveis entram na competência sem redigitação, porque o ponto e a folha são o mesmo sistema.
-
2
O cálculo: salário, adicionais, horas extras com reflexo no descanso semanal, descontos de VT e de benefícios, INSS pela tabela progressiva, IRRF com a redução de 2026 e o FGTS de cada colaborador.
-
3
A conferência: o DP vê a prévia da folha e as diferenças em relação ao mês anterior antes de fechar a competência. Nada vai ao eSocial sem passar por ela.
-
4
O eSocial: remuneração (S-1200), pagamentos (S-1210) e fechamento (S-1299), além dos eventos de admissão, afastamento e desligamento ao longo do mês. Cada envio fica com o recibo, e o que volta com erro aparece para correção.
-
5
As guias: o FGTS Digital emite a guia a partir dos dados do eSocial, e a DCTFWeb nasce do fechamento e é transmitida no e-CAC. A empresa confere e paga.
Custo
Quanto custa um erro na folha de pagamento?
Erro de folha raramente aparece no mês em que acontece: aparece na fiscalização, na rescisão ou na Justiça do Trabalho, com multa. Alguns dos valores que a lei fixa:
| O erro | O que diz a lei | O custo |
|---|---|---|
| Pagar a rescisão depois de 10 dias | CLT, art. 477, §8º | Multa de um salário do empregado |
| Manter empregado sem registro | CLT, art. 47 | R$ 3.000 por empregado (R$ 800 para ME e EPP), mais o mesmo valor a cada reincidência |
| Conceder as férias depois do período concessivo | CLT, art. 137 | Pagamento das férias em dobro |
| Depositar o FGTS em atraso | Lei 8.036/1990, art. 22 | Multa de 5% no mês do vencimento e de 10% depois, mais juros e atualização |
Valores da lei em vigor em outubro de 2026. A tabela é informativa e não substitui orientação jurídica.
Com o Otimiza RH, o cálculo, os prazos e os eventos ficam no mesmo sistema, com alerta antes de cada vencimento, e você paga só pelos colaboradores ativos. E dá para testar 1 mês grátis com o cupom 1MESGRATIS antes de decidir.
Por que escolher o Otimiza RH como sistema de folha de pagamento
Folha, ponto e RH num sistema só
Um login, um contrato e um suporte. O ponto fecha direto na folha, a admissão já nasce no eSocial e o holerite chega ao app do colaborador, sem exportar arquivo de um sistema para outro. Quem hoje paga um sistema de folha, um de ponto e um de RH, e ainda mantém planilha entre eles, passa a ter tudo no mesmo lugar. Antes de contratar, dá para testar 1 mês grátis com o cupom 1MESGRATIS.
eSocial sem retrabalho
Os eventos saem da própria folha: admissão, alteração de contrato, afastamento, remuneração, pagamento, desligamento e fechamento. O DP acompanha o que foi enviado, o recibo de cada evento e o que voltou com erro.
Pague só pelos colaboradores ativos
A mensalidade acompanha o quadro: quem está ativo no mês entra na conta, quem saiu não. São quatro planos, do que só precisa da folha ao RH completo, sem taxa de adesão. Veja os planos.
Holerite e documentos assinados no app
Holerite, aviso e recibo de férias, espelho de ponto, contratos e políticas com assinatura eletrônica, controle de quem já assinou e trilha de auditoria.
RH completo, não só DP
Recrutamento, avaliação de desempenho 180° e 360°, PDI gerado por IA, pesquisa de clima com eNPS, perfil DISC e treinamentos com certificado, ligados ao cadastro que a folha já tem.
Implantação com gente de verdade
O time do Otimiza RH migra cadastro, rubricas e histórico e confere a primeira folha com você antes de ela valer. O suporte é humano, do primeiro ao último mês.
Funcionalidades
Tudo o que o Otimiza RH faz
Treze módulos no mesmo sistema, distribuídos em quatro planos. Escolha um para ver o que ele faz.
Folha de pagamento
O cálculo do mês inteiro, com as regras da convenção da sua categoria configuradas uma vez.
- Folha mensal, adiantamento quinzenal e folha complementar
- Rubricas configuráveis, com as incidências de INSS, IRRF e FGTS
- Horas extras, adicional noturno, insalubridade e periculosidade, com reflexo no descanso semanal
- Lançamentos variáveis em lote: comissões, prêmios, faltas e descontos
- Descontos de VT, benefícios e pensão alimentícia
- Reajuste coletivo e dissídio aplicados em massa
- Prévia da folha, comparação com o mês anterior e fechamento da competência
- Resumo da folha, encargos e relatórios por centro de custo
eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb
Os eventos saem da própria folha e do DP, sem digitar nada no portal do governo.
- Eventos de tabela, não periódicos e periódicos
- Admissão (S-2200), alteração contratual (S-2206), afastamento (S-2230) e desligamento (S-2299)
- Remuneração (S-1200), pagamentos (S-1210) e fechamento (S-1299)
- Painel de envios com recibo de cada evento e retorno dos erros para correção
- Bases do FGTS Digital e da DCTFWeb conferidas antes do vencimento
- Informe de rendimentos anual de cada colaborador
Departamento Pessoal
Da admissão ao desligamento, com os documentos de cada colaborador num lugar só.
- Cadastro de colaboradores e dependentes
- Admissão digital: o candidato envia os documentos pelo celular
- Documentos digitais (GED) com histórico de movimentações
- Contratos e termos com campos preenchidos pelo cadastro
- Avaliação do contrato de experiência, com alerta de vencimento
- Desligamento digital, com o cálculo da rescisão
- Solicitações do colaborador com fluxo de aprovação
- Painel de indicadores do DP
Férias e 13º salário
Os prazos de férias e de 13º acompanhados pelo sistema, com aviso antes de cada vencimento.
- Períodos aquisitivo e concessivo, com alerta de férias a vencer
- Calendário, mapa e programação de férias por setor
- Pedido de férias pelo app, com aprovação do gestor
- Férias fracionadas em até três períodos e férias coletivas
- Abono pecuniário (venda de 1/3)
- Aviso e recibo de férias com assinatura eletrônica
- 13º em duas parcelas, com média das variáveis
Ponto eletrônico e jornada
O ponto que fecha direto na folha, conforme a Portaria 671.
- Registro por app, navegador e tablet
- Tablet como quiosque, com reconhecimento facial e QR Code
- Online e offline, com GPS, foto e cerca virtual
- Importação de AFD de relógios de ponto (REP-C)
- Escalas, jornadas e banco de horas personalizados
- Ajustes de marcação e lançamentos coletivos
- Espelho de ponto com assinatura eletrônica
- AFD, AEJ e mais de 15 relatórios de frequência
Benefícios
Cada benefício cadastrado uma vez, com o desconto certo na folha todo mês.
- Cadastro por colaborador e por dependente
- Plano de saúde, plano odontológico, VA, VR, VT, seguro de vida e auxílios próprios
- Cálculo e desconto automáticos na folha
- Desconto proporcional de faltas, afastamentos e férias
- Histórico de cada benefício
Saúde e segurança do trabalho, EPIs e NR-01
Atestados, exames, EPIs e o canal de denúncias, com as evidências que a fiscalização pede.
- Atestados de comparecimento e de afastamento, com prazos
- ASO admissional, periódico, de mudança de função, de retorno e demissional
- Agenda dos exames periódicos e controle de afastamentos
- Relatórios de absenteísmo
- EPIs com CA, validade, lote e fornecedor
- Entrega, devolução e substituição de EPI, com comprovante
- Estoques de EPI, transferências e painel de vencidos
- Canal de denúncias anônimo, com acompanhamento (NR-01)
Recrutamento e seleção
A vaga, o funil e a admissão no mesmo cadastro.
- Vagas e processos seletivos com etapas
- Portal de vagas e banco de currículos
- Questionários para os candidatos
- Divulgação das vagas em sites de emprego
- Candidato aprovado vira admissão sem redigitar
Desempenho e PDI com IA
Avaliar, dar retorno e planejar o desenvolvimento de cada pessoa.
- Avaliação 180° e 360°, por competências comportamentais e técnicas
- Calendário de avaliações e painel em tempo real
- Matriz nine-box, com calibração
- Reuniões 1:1 e metas
- Feedbacks e programa de elogios
- PDI gerado por IA a partir da avaliação, em um clique
Clima, DISC e comunicação interna
Ouvir a equipe e falar com ela pelo mesmo sistema.
- Pesquisa de clima e eNPS, com respostas anônimas
- Perfil comportamental DISC
- Mural de comunicados, e-mail e app
- Enquetes e questionários
- Organograma
- Indicadores de pessoas (people analytics)
Treinamento e desenvolvimento
Os treinamentos da empresa e os que a norma exige, com o registro de quem fez.
- Cursos próprios e trilhas de aprendizagem
- Trilha de integração para quem chega
- Provas e questionários
- Certificado de conclusão
- Treinamentos obrigatórios por norma, com controle de participação
Assinatura eletrônica
Os documentos do DP assinados no celular, com validade jurídica e trilha de auditoria.
- Código por e-mail, foto e validação de dados
- Certificado digital ICP-Brasil, quando o documento pedir
- Prazos, alertas de pendência e controle de quem já assinou
- Trilha de auditoria de cada documento
- Holerite, espelho de ponto, contratos, aditivos, aviso de férias e políticas
App, portais e integrações
Cada pessoa vê o que é dela, no celular ou no navegador.
- App do colaborador (Android e iOS): ponto, holerite, férias, banco de horas, solicitações e mural
- Portal do gestor: equipe, aprovações, férias do setor, avaliações e PDI
- 100% web, sem instalar nada no computador do DP
- Perfis de acesso por cargo e por área
- API para levar os dados ao BI da empresa
Planos
Planos do Otimiza RH
Escolha o plano certo para a fase da sua empresa, do que só precisa da folha ao RH completo. Em todos, você paga só pelos colaboradores ativos no mês, sem taxa de adesão, e o time do Otimiza RH envia a proposta para o seu porte.
1 mês grátis Atualmente, dá para testar o Otimiza RH por 1 mês grátis com cupom antes de contratar: conta nova, um por CNPJ, sem limite de colaboradores e sem cartão de crédito. No fim do mês, a cobrança só começa depois que você confirma. Como usar o cupom 1MESGRATIS.
Para quem quer a folha e o DP num sistema só.
- Folha de pagamento, férias, 13º e rescisão
- eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb
- Admissão e desligamento digitais
- App do colaborador, com holerite
Tudo do Plano Folha, mais o ponto e o dia a dia do DP.
- Ponto eletrônico REP-P, com reconhecimento facial
- Gestão de benefícios
- Saúde e segurança, ASOs e EPIs
- Canal de denúncias (NR-01)
Tudo do Plano Essencial, mais o RH e a assinatura eletrônica.
- Recrutamento e seleção
- Avaliação de desempenho, nine-box e feedbacks
- Pesquisa de clima, eNPS e comunicação interna
- Assinatura eletrônica de documentos
Tudo do Plano Empresarial, mais o desenvolvimento das pessoas.
- PDI gerado por IA
- Perfil comportamental DISC
- Treinamentos com certificado
Compare os planos item por item:
| Item | Folha | Essencial | Empresarial | Premium |
|---|---|---|---|---|
| Folha e obrigações | ||||
| Cálculo da folha, adiantamento, férias, 13º e rescisão | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eventos do eSocial, com painel de envios | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bases do FGTS Digital e da DCTFWeb | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Informe de rendimentos | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| DP e jornada | ||||
| Admissão e desligamento digitais | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Férias e 13º, com alertas de prazo | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| App do colaborador e portal do gestor | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ponto eletrônico REP-P, com reconhecimento facial | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestão de benefícios | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Saúde e segurança, ASOs e EPIs | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Canal de denúncias (NR-01) | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| RH | ||||
| Recrutamento e seleção | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Avaliação de desempenho, nine-box e feedbacks | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Pesquisa de clima, eNPS e comunicação interna | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| PDI gerado por IA | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Perfil comportamental DISC | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Treinamentos com certificado | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
| Plataforma | ||||
| Assinatura eletrônica de documentos | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Implantação e suporte humano | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
✓ incluído no plano · ✗ não incluído. A mensalidade depende do plano e do número de colaboradores ativos no mês: peça a proposta ou teste 1 mês grátis com o cupom 1MESGRATIS.
Comparativo
Otimiza RH vs. as outras saídas
Há três jeitos comuns de fazer a folha hoje. Compare item por item.
| Item | Planilha + contabilidade | Suíte de RH sem folha | Sistema de folha tradicional | Otimiza RH |
|---|---|---|---|---|
| Calcula a folha | Na contabilidade | Não: exporta para outro sistema | ✓ | ✓ |
| Envia os eventos ao eSocial | Na contabilidade | Não | ✓ | ✓ |
| Ponto eletrônico ligado à folha | Não | Por exportação | À parte | ✓ |
| Holerite e férias no app | Não | Holerite carregado de fora | Em alguns | ✓ |
| Admissão digital | Não | ✓ | Em alguns | ✓ |
| Saúde e segurança e EPIs | Não | ✓ | À parte | ✓ |
| Avaliação de desempenho e PDI | Não | ✓ | Não | ✓ |
| Assinatura eletrônica | Não | ✓ | À parte | ✓ |
| Folha, ponto e RH num contrato só | Não | Não: a folha fica de fora | Em alguns | ✓ |
| Teste antes de contratar | Não | Demonstração | Demonstração | 1 mês grátis, com folha real e eSocial |
Comparação por categoria de solução, sem citar fornecedor; cada produto pode variar.
depois, só pelos
colaboradores ativos
Peça seu mês grátis
Preencha e, quando o time do Otimiza RH entrar em contato, informe o cupom 1MESGRATIS para usar o sistema por 1 mês, com a folha, o eSocial e o RH. Conta nova, um cupom por CNPJ, sem limite de colaboradores.
Ou fale agora com o Meu Agente | Vendas
Falar com o Meu Agente | VendasO Meu Agente | Vendas responde na hora. Tire dúvidas sem agendar reunião.
Pedido recebido!
O time do Otimiza RH vai entrar em contato com você. Nessa conversa, informe o cupom 1MESGRATIS para ativar o seu mês grátis.