Resposta rápida: a planilha de vale-transporte precisa de colunas para colaborador, trajeto, tarifas, dias do mês e salário, e de 4 fórmulas: custo diário, VT do mês, desconto de 6% com trava e custo da empresa. Ela calcula o que você digita. Mas há uma coluna que nenhuma fórmula preenche (item 5).
A planilha de vale-transporte faz bem uma coisa: a conta do que a empresa vai comprar. O problema aparece no mês seguinte, e a planilha não avisa. Abaixo, o modelo completo para montar a sua. Depois, o ponto cego que nenhuma fórmula corrige.
As colunas da planilha de vale-transporte
Monte uma linha por colaborador e estas colunas, nesta ordem:
| Coluna | O que preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| AColaborador | Nome completo | Ana Souza |
| BMatrícula ou CPF | Identificador único, sem repetição | 1027 |
| CSalário-base | Base do desconto de 6% | R$ 2.500,00 |
| DTrajeto | Linhas usadas na ida e na volta | 1 ônibus em cada trecho |
| ETarifa da ida | Soma das tarifas da ida | R$ 5,00 |
| FTarifa da volta | Soma das tarifas da volta | R$ 5,00 |
| GCusto diário | =E2+F2 |
R$ 10,00 |
| HDias no mês | Dias de deslocamento efetivo | 22 |
| IVT do mês | =G2*H2 |
R$ 220,00 |
| JDesconto de 6% | =MÍNIMO(C2*6%;I2) |
R$ 150,00 |
| KCusto da empresa | =MÁXIMO(I2-J2;0) |
R$ 70,00 |
Colunas opcionais que ajudam no fechamento: centro de custo, unidade, escala (5x2, 6x1, 12x36) e data de admissão.
A trava do desconto: o desconto é de até 6% do salário-base e nunca passa do valor do VT. Se 6% do salário der R$ 300 e o VT do mês for R$ 250, o desconto para em R$ 250.
As 4 fórmulas no Excel e no Google Sheets
Cole na linha 2 e arraste para baixo. Funcionam no Excel em português e no Google Sheets configurado para o Brasil.
=E2+F2
Some todas as tarifas do dia, ida e volta. Com integração, entra a tarifa integrada, não a soma de duas passagens.
=G2*H2
Custo diário vezes os dias de deslocamento efetivo. É aqui que entra o VT proporcional: férias, atestado e admissão no meio do mês mudam a coluna H, não a fórmula.
=MÍNIMO(C2*6%;I2)
Pega o menor valor entre 6% do salário-base e o VT do mês. Sem o MÍNIMO, o desconto pode passar do valor do VT.
=MÁXIMO(I2-J2;0)
O VT do mês menos o desconto. O MÁXIMO segura a linha em zero se algum dado vier errado.
Para fechar o mês, =SOMA(K2:K200) dá o custo total da empresa e
=SOMASE(L2:L200;"Comercial";K2:K200) separa por centro de custo, com o centro de custo na coluna L. O
passo a passo do desconto está em como calcular o desconto do VT na folha.
No Excel em inglês, troque MÍNIMO por MIN, MÁXIMO por MAX, SOMA por SUM, SOMASE por SUMIF e o ponto e vírgula por vírgula.
Como montar a planilha em 5 passos
- Crie três abas: Colaboradores, Tarifas e Resumo.
- Na aba Tarifas, registre cada linha de ônibus, metrô ou trem com o valor atual. No reajuste, você altera só esta aba.
- Na aba Colaboradores, puxe a tarifa com PROCV ou PROCX em vez de digitar o valor em cada linha.
- Cole as 4 fórmulas na linha 2 e confira com o exemplo da Ana: R$ 220,00 de VT, R$ 150,00 de desconto e R$ 70,00 de custo da empresa.
- Proteja as células com fórmula. Deixe livres só os dias do mês e o salário.
Atenção: em planilha compartilhada sem proteção, uma fórmula apagada não avisa ninguém. Ative o histórico de versões.
Três exemplos calculados
Três colaboradores, as mesmas fórmulas. O terceiro mostra por que a trava do desconto existe.
| Item | Ana | Bruno | Carla |
|---|---|---|---|
| Salário-base | R$ 2.500,00 | R$ 3.800,00 | R$ 8.000,00 |
| Trajeto por trecho | 1 ônibus | ônibus e metrô | 1 ônibus |
| Custo diário | R$ 10,00 | R$ 17,00 | R$ 10,00 |
| Dias no mês | 22 | 20 (2 de atestado) | 22 |
| VT do mês | R$ 220,00 | R$ 340,00 | R$ 220,00 |
| Desconto de 6% | R$ 150,00 | R$ 228,00 | R$ 220,00 (trava) |
| Custo da empresa | R$ 70,00 | R$ 112,00 | R$ 0,00 |
Tarifas ilustrativas: R$ 5,00 por trecho (Ana e Carla) e R$ 8,50 por trecho com integração (Bruno). Use as da sua cidade.
Repare na Carla: 6% do salário dela dá R$ 480,00, mais que o VT do mês. A trava para o desconto em R$ 220,00, e a empresa não paga nada. Sem o MÍNIMO, a planilha descontaria R$ 480,00 de um benefício de R$ 220,00.
Fazer essa conta para 200 pessoas, todo mês? O Otimiza VT Pro calcula o VT de cada colaborador, inclusive o proporcional.
Criar conta grátisA coluna que nenhuma planilha preenche
Volte ao exemplo da Ana. A planilha mandou comprar R$ 220,00 para ela em outubro. Agora responda: quanto disso ela usou?
A planilha não sabe. Ninguém digitou.
Se a Ana trabalhou três dias de casa, pegou carona numa sexta ou emendou um feriado, o crédito desses dias ficou no cartão. E em novembro a planilha manda comprar os R$ 220,00 cheios de novo.
| Colaborador | VT comprado | Saldo no cartão |
|---|---|---|
| Ana | R$ 220,00 | ? |
| Bruno | R$ 340,00 | ? |
| Carla | R$ 220,00 | ? |
| Total | R$ 780,00 | ? |
No mês seguinte, esse crédito ainda está no cartão. A planilha não sabe que ele existe. Para ver esse número, alguém teria de consultar cartão por cartão, operadora por operadora, todo mês. Por isso a coluna fica em branco.
É essa coluna que o Otimiza VT Pro preenche: a IA identifica os créditos não utilizados em cada cartão e reduz o pedido do mês. E o extrato de uso por cartão (linhas, horários e locais) mostra onde e quando cada cartão foi usado.
A gestão de saldos não afeta o direito do colaborador: evita apenas que a empresa pague por créditos que não serão consumidos no mês.
Pare de comprar crédito que vai ficar parado no cartão
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Os 7 erros que a planilha comete sem avisar
- Comprar o mês cheio por cima do saldo. A planilha repete o pedido sem saber o que sobrou no cartão. É a coluna que nenhuma planilha preenche, e o único erro que nenhuma fórmula corrige.
- Esquecer o proporcional. Férias, atestado e admissão no meio do mês exigem mudar os dias na mão, pessoa por pessoa. O Otimiza VT Pro calcula o VT proporcional.
- Tarifa velha depois do reajuste. Com a tarifa digitada em cada linha, o reajuste vira caça ao valor. Use a aba Tarifas e confira os valores do ano, como na tabela de tarifas de São Paulo em 2026.
- Duas tarifas onde existe integração. Somar duas passagens cheias quando o trajeto tem tarifa integrada infla o pedido. A roteirização por IA do Otimiza VT Pro calcula a rota mais barata para cada colaborador.
- Desconto de 6% sem trava. Desconto maior que o VT cobra do colaborador um benefício que ele não recebeu.
- Endereço velho. Mudou de casa, mudou o trajeto, e a planilha segue comprando o antigo. No Otimiza VT Pro, a base é sincronizada todo mês: admissões, demissões e alterações de endereço.
- Uso que ninguém vê. A planilha não mostra se o cartão foi usado, nem onde. O Otimiza VT Pro traz o extrato de uso por cartão e a detecção automática de uso indevido.
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Planilha × Otimiza VT Pro
| Critério | Planilha | Otimiza VT Pro |
|---|---|---|
| Para começar | Arquivo em branco e as fórmulas acima | Conta grátis, a partir de um colaborador |
| Saldo no cartão | Não enxerga | IA identifica créditos não utilizados e reduz o pedido do mês |
| VT proporcional | Dias digitados à mão | Calculado pelo sistema |
| Rota | Registra a que você digitar | Roteirização por IA: a rota mais barata para cada colaborador |
| Operadoras | Uma a uma | Um login, um boleto e uma NF para todas as operadoras de vale-transporte do Brasil |
| Uso do cartão | Não aparece | Extrato de uso por cartão e detecção automática de uso indevido |
| Base de colaboradores | Digitada e copiada à mão | Importação por Excel, CSV ou API, com sincronização mensal |
| Desconto de 6% | Depende da trava na fórmula | Calculado pelo sistema, pela Lei 7.418 |
| Cartões | Os que a equipe já usa | Os mesmos: Bilhete Único, RioCard, TOP e os demais |
| Implantação | Por sua conta | 1 semana, com migração guiada pelo time de CS |
| Economia | Nenhuma além da conta certa | 40% em média no VT, na média dos 1.000+ clientes |
O primeiro passo para sair da coluna da esquerda é grátis.
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E o Google Sheets?
As mesmas colunas e fórmulas funcionam no Google Sheets. Ele ganha do Excel em duas coisas: várias pessoas editam ao mesmo tempo, e o histórico de versões mostra quem mudou o quê.
E perde no mesmo ponto: o Sheets também não lê o cartão. A coluna do saldo continua em branco.
Perguntas frequentes
Como fazer uma planilha de vale-transporte no Excel?
Crie uma linha por colaborador e colunas para nome, matrícula, salário-base, trajeto, tarifa da ida, tarifa da volta, custo diário, dias no mês, VT do mês, desconto de 6% e custo da empresa. As fórmulas são =E2+F2 para o custo diário, =G2*H2 para o VT do mês, =MÍNIMO(C2*6%;I2) para o desconto com trava e =MÁXIMO(I2-J2;0) para o custo da empresa.
Qual a fórmula do desconto de 6% do vale-transporte?
No Excel em português, =MÍNIMO(C2*6%;I2), com o salário-base em C2 e o VT do mês em I2. O MÍNIMO garante que o desconto nunca passe do valor do benefício: o colaborador paga até 6% do salário-base, limitado ao VT do mês. No Excel em inglês, a mesma conta é =MIN(C2*6%,I2).
Como calcular o vale-transporte proporcional?
Multiplique o custo diário pelos dias de deslocamento efetivo no mês: =G2*H2. Férias, atestados, faltas e admissão no meio do mês mudam o número de dias, não a fórmula. O Otimiza VT Pro faz esse cálculo para cada colaborador.
Onde baixar uma planilha de vale-transporte grátis?
Não é preciso baixar arquivo: o modelo completo está nesta página, com as colunas, as 4 fórmulas e 3 exemplos calculados, pronto para montar no Excel ou no Google Sheets. Para não montar planilha nenhuma, a conta no Otimiza VT Pro é grátis.
Planilha ou sistema de vale-transporte: qual escolher?
A planilha atende quando a equipe é pequena, o trajeto é simples e alguém confere o saldo dos cartões todo mês. Quando entram integração, mais de uma operadora, escalas variáveis ou admissões frequentes, a conta passa a depender de conferência manual, e o saldo parado nos cartões fica invisível. O Otimiza VT Pro atende a partir de um colaborador, e a conta é grátis.
Criar conta no Otimiza VT Pro tem custo?
Não. A conta é grátis, criada com o CNPJ da empresa, e atende a partir de um colaborador. Planos e modelos de cobrança da operação são ajustados ao porte de cada empresa.
Os colaboradores precisam trocar de cartão?
Não. Eles continuam usando os cartões de sempre, como Bilhete Único, RioCard e TOP. O Otimiza VT Pro centraliza compra, gestão e distribuição do VT, com um login, um boleto e uma NF para todas as operadoras de vale-transporte do Brasil.
A gestão de saldos do vale-transporte é legal?
Sim. A Otimiza tem parceria com Pinheiro Neto Advogados, o maior escritório da América Latina, e o Otimiza VT Pro segue a CLT, a Lei 7.418/1985 e o Decreto 10.854/2021. A gestão de saldos não afeta o direito do colaborador: evita apenas que a empresa pague por créditos que não serão consumidos no mês.
Conclusão
A planilha resolve a conta do primeiro mês. Do segundo em diante, ela compra sem saber o que sobrou no cartão, e cada mês repete o pedido cheio. O Otimiza VT Pro começa onde a planilha para: identifica os créditos não utilizados, reduz o pedido e calcula o VT proporcional, a partir de um colaborador.
Sua próxima planilha de VT pode ser a última
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