A declaração de vale transporte e um documento obrigatório que toda empresa precisa manter em arquivo para cada colaborador. Ela formaliza se o funcionário utiliza ou não transporte público no deslocamento residência-trabalho, detalhando trajetos, linhas e tarifas. Neste artigo, disponibilizamos modelos completos para download, explicamos os campos obrigatórios, a base legal e como preencher corretamente para evitar problemas trabalhistas.
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O que é a Declaração de Vale Transporte
A declaração de vale transporte e o documento pelo qual o empregado informa formalmente ao empregador se utiliza ou não transporte público coletivo para o percurso residência-trabalho e trabalho-residência. Ela está prevista na Lei 7.418/85 e regulamentada pelo Decreto 10.854/2021.
Existem dois tipos de declaração: a de utilização (quando o colaborador opta por receber o VT) e a de não utilização ou renúncia (quando o colaborador informa que não precisa do benefício). Ambas são igualmente importantes do ponto de vista jurídico e devem ser mantidas no arquivo do funcionário.
A declaração não e um mero formulário burocrático: ela e a base jurídica que protege tanto a empresa quanto o colaborador. Sem ela, a empresa corre o risco de ser condenada em reclamações trabalhistas por não concessão do benefício, mesmo que o funcionário nunca tenha solicitado o VT verbalmente.
Base Legal: O que a Lei Exige
A legislação brasileira estabelece regras claras sobre a declaração de vale transporte:
Lei 7.418/85 (Lei do Vale-Transporte): Institui o vale transporte como benefício obrigatório para todo empregado que utiliza transporte público coletivo. O empregador deve antecipar o valor necessário para o deslocamento, podendo descontar até 6% do salário base do funcionário.
Decreto 10.854/2021: Regulamenta a Lei do VT e estabelece que o empregado deve informar por escrito: seu endereço residencial, os serviços e meios de transporte mais adequados ao deslocamento, e comprometer-se a utilizar o VT exclusivamente para o percurso residência-trabalho.
CLT e jurisprudência trabalhista: Tribunais do trabalho tem entendimento consolidado de que a ausência de declaração formal gera presunção de que o benefício não foi oferecido, condenando a empresa ao pagamento retroativo. Por isso, a declaração de não utilização é tão importante quanto a de utilização.
Modelo 1: Declaração de Utilização de Vale Transporte
Este modelo deve ser preenchido por todo colaborador que opta por receber o vale transporte. Ele detalha o trajeto, meios de transporte e autoriza o desconto em folha:
DECLARAÇÃO DE UTILIZAÇÃO DE VALE-TRANSPORTE
Eu, [Nome Completo do Colaborador], portador(a) do CPF n. [CPF], RG n. [RG], matrícula n. [Matrícula], lotado(a) no departamento [Departamento], no cargo de [Cargo], declaro, para fins de recebimento do Vale-Transporte instituído pela Lei 7.418/85, que:
1. Resido no endereço: [Rua, Número, Complemento, Bairro, Cidade, Estado, CEP]
2. Para o deslocamento residência-trabalho e trabalho-residência, utilizo os seguintes meios de transporte público coletivo:
Trajeto de Ida (Residência → Trabalho):
- Meio 1: [Ônibus/Metrô/Trem], Linha: [Nome/Número], Tarifa: R$ [Valor]
- Meio 2: [Ônibus/Metrô/Trem], Linha: [Nome/Número], Tarifa: R$ [Valor]
Trajeto de Volta (Trabalho → Residência):
- Meio 1: [Ônibus/Metrô/Trem], Linha: [Nome/Número], Tarifa: R$ [Valor]
- Meio 2: [Ônibus/Metrô/Trem], Linha: [Nome/Número], Tarifa: R$ [Valor]
Custo diário total do trajeto (ida + volta): R$ [Valor]
3. Autorizo o desconto mensal de até 6% (seis por cento) do meu salário básico ou vencimento, conforme artigo 4o da Lei 7.418/85.
4. Comprometo-me a utilizar o vale-transporte exclusivamente para o deslocamento residência-trabalho e trabalho-residência.
5. Comprometo-me a informar imediatamente qualquer alteração no endereço residencial ou nos meios de transporte utilizados.
6. Declaro estar ciente de que informações falsas constituem falta grave, podendo resultar em demissão por justa causa (Decreto 10.854/2021, art. 112).
[Cidade], [Data]
___________________________________
Assinatura do(a) Colaborador(a)
___________________________________
Assinatura do(a) Representante da Empresa
Modelo 2: Declaração de Não Utilização (Renúncia)
Este modelo deve ser preenchido por colaboradores que não utilizam transporte público, seja por usar veículo próprio, ir a pé, de bicicleta ou qualquer outro meio que não seja transporte público coletivo:
DECLARAÇÃO DE NÃO UTILIZAÇÃO DE VALE-TRANSPORTE
Eu, [Nome Completo do Colaborador], portador(a) do CPF n. [CPF], RG n. [RG], matrícula n. [Matrícula], lotado(a) no departamento [Departamento], no cargo de [Cargo], declaro, para os devidos fins, que NÃO utilizo transporte público coletivo para o deslocamento residência-trabalho e trabalho-residência.
Informo que meu deslocamento é realizado por meio de: [veículo próprio / carona / bicicleta / a pé / outro: especificar]
Resido no endereço: [Rua, Número, Complemento, Bairro, Cidade, Estado, CEP]
Dessa forma, dispenso voluntariamente o recebimento do Vale-Transporte previsto na Lei 7.418/85.
Comprometo-me a comunicar imediatamente caso minha situação de transporte se altere e eu passe a necessitar do benefício.
Declaro estar ciente de que esta declaração pode ser revista a qualquer momento mediante comunicação formal à empresa.
[Cidade], [Data]
___________________________________
Assinatura do(a) Colaborador(a)
___________________________________
Assinatura do(a) Representante da Empresa
Antes de o colaborador declarar o trajeto, mostre a rota a ele
No Otimiza Rotas do Transporte Público, o sistema gera a rota e a apresenta ao colaborador, que decide: é ele quem informa os meios de transporte mais adequados ao seu deslocamento, como prevê o Decreto 10.854/2021 (art. 112, II). Para clientes do Otimiza VT Pro, a roteirização pré-admissional e a admissional são gratuitas.
Campos Obrigatórios: Checklist Completo
Para que a declaração tenha validade jurídica plena, os seguintes campos são obrigatórios:
- Identificação completa do colaborador: Nome, CPF, RG, matrícula, cargo e departamento
- Endereço residencial completo: Rua, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP
- Meios de transporte: Linhas utilizadas (ônibus, metrô, trem) com identificação e tarifa (apenas na declaração de utilização)
- Trajeto detalhado: Descrição do percurso de ida e volta com todas as conexões
- Autorização de desconto: Ciência do desconto de 6% sobre salário base
- Compromisso de uso exclusivo: Declaração de que o VT será usado apenas para o percurso residência-trabalho
- Compromisso de atualização: Compromisso de informar mudanças de endereço ou trajeto
- Data e local: Data de preenchimento e cidade
- Assinaturas: Do colaborador e do representante da empresa
Como Preencher a Declaração Corretamente
Passo 1, Dados pessoais: Preencha nome completo conforme consta na carteira de trabalho (sem abreviacoes), CPF, RG com órgão emissor e matrícula interna. O cargo deve ser o mesmo registrado na CTPS.
Passo 2, Endereço residencial: Use o endereço completo, incluindo número e complemento (apartamento, bloco, etc.). O CEP deve ser verificado nos Correios para garantir precisão. Esse endereço será a base para o cálculo do trajeto e do valor do VT.
Passo 3, Trajeto e meios de transporte: O colaborador deve detalhar cada trecho do percurso. Por exemplo: "Ônibus linha 478P (Terminal Lapa → Metrô Barra Funda), Metrô Linha 3-Vermelha (Barra Funda → Se), caminhada até o local de trabalho". Cada trecho com a respectiva tarifa.
Passo 4, Custo diário: Some todas as tarifas de ida e volta. Se houver integração tarifária (como Bilhete Único em São Paulo), informe o valor integrado, não a soma das tarifas avulsas. A roteirização inteligente pode ajudar a identificar o trajeto mais econômico.
Passo 5, Assinaturas: O colaborador deve assinar fisicamente o documento. A assinatura digital é aceita desde que em conformidade com a Lei 14.063/2020 (assinatura eletrônica avançada ou qualificada). A empresa deve contrassinar e manter o documento arquivado.
Quando Atualizar a Declaração
A declaração de vale transporte não e um documento estático. Ela deve ser atualizada nas seguintes situações:
- Mudança de endereço: Qualquer alteração no endereço residencial exige nova declaração, pois o trajeto e o custo do VT mudam
- Mudança de trajeto: Se o colaborador passa a usar uma rota diferente (nova linha de ônibus, metrô em vez de ônibus, etc.)
- Transferência de unidade: Mudança do local de trabalho altera o percurso e o cálculo
- Opção por utilizar ou deixar de utilizar VT: Colaborador que usava carro e passa a usar transporte público (ou vice-versa)
- Reajuste de tarifas: Embora o reajuste não exija nova declaração obrigatoriamente, é recomendável atualizar os valores para manter o registro preciso
- Revisão anual: Recomenda-se solicitar uma confirmação anual de que os dados permanecem corretos
Sem a declaração assinada, a prova fica com a empresa
A Súmula 460 do TST põe na empresa o ônus de provar que o empregado não quis o vale-transporte. Arquive o termo assinado de quem renuncia e a declaração de quem usa.
Erros Comuns ao Preencher a Declaração
1. Endereço incompleto ou desatualizado: O endereço é a base do cálculo do VT. Um endereço errado pode gerar VT a mais (desperdício) ou a menos (descumprimento da lei). Sempre peça o comprovante de endereço atualizado.
2. Não detalhar o trajeto completo: Informar apenas "ônibus" sem especificar a linha, o trecho e a tarifa torna a declaração incompleta e dificulta a verificação e o cálculo.
3. Usar tarifa desatualizada: Tarifas de transporte público mudam periodicamente. Uma declaração com tarifa de 2024 usada em 2026 gera cálculo incorreto. Consulte as tarifas atualizadas.
4. Não coletar declaração de não utilização: Este é o erro mais grave. Sem a declaração formal de renúncia, a empresa fica vulnerável a reclamações trabalhistas por não concessão do VT.
5. Não atualizar após mudança de endereço: Colaboradores mudam de residência sem comunicar ao RH. A empresa continua pagando VT com base no endereço antigo, gerando valores incorretos.
6. Declaração sem assinatura: Um documento sem assinatura não tem valor jurídico. Certifique-se de que ambas as partes assinaram e dataram o formulário.
Como Arquivar e Organizar as Declarações
O arquivamento correto das declarações de VT é tão importante quanto a coleta. Siga estas práticas:
Arquivo físico: Mantenha o documento original na pasta do colaborador no departamento pessoal. Organize em ordem alfabetica ou por matrícula para facilitar a localização.
Arquivo digital: Digitalize o documento assinado (PDF) e armazene no sistema de RH ou
em pasta compartilhada com controle de acesso. Nomeie o arquivo com padrão consistente:
DECLARAÇÃO-VT-[MATRÍCULA]-[ANO].pdf
Prazo de guarda: Mantenha as declarações durante todo o vínculo empregatício e por no mínimo 5 anos após o desligamento (prazo prescricional trabalhista de 2 anos + 3 anos de margem de segurança). Alguns advogados recomendam 10 anos para maior proteção.
Controle de versões: Quando um colaborador atualiza a declaração, mantenha ambas as versões (anterior e atual) no arquivo, com indicação de qual e a vigente. Isso cria um histórico que pode ser útil em caso de questionamento.
Declaração Digital: É Válida?
Sim. Desde a publicação da Lei 14.063/2020, documentos assinados eletronicamente têm validade jurídica no Brasil, desde que atendam aos requisitos de autenticidade e integridade. Para declarações de VT, existem três opções de assinatura digital:
- Assinatura eletrônica simples: Aceita para documentos internos de baixo risco. Pode ser feita por confirmação em sistema ou email corporativo
- Assinatura eletrônica avançada: Vinculada ao signatário de forma única. Plataformas como DocuSign, Clicksign e D4Sign oferecem essa modalidade
- Assinatura eletrônica qualificada (ICP-Brasil): Certificado digital A1 ou A3. É a forma mais segura e tem presunção de validade jurídica
Para maior segurança em caso de litígio trabalhista, recomenda-se pelo menos a assinatura eletrônica avançada, que permite comprovar a identidade do signatário e a integridade do documento.
Conclusão
A declaração de vale transporte e um documento simples, mas com grande impacto jurídico e financeiro. Ela protege a empresa contra reclamações trabalhistas, garante o direito do colaborador e serve como base para o cálculo correto do VT.
Utilize os modelos disponibilizados neste artigo para padronizar o processo na sua empresa. Inclua a coleta da declaração como etapa obrigatória da admissão, mantenha os documentos organizados e atualizados, e revise anualmente com todos os colaboradores.
Para empresas que desejam automatizar todo o processo, desde a coleta digital da declaração até o cálculo automático de rotas e valores, a Otimiza.pro oferece uma solução completa com diagnóstico gratuito.
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