Planilha de senhas é uma tabela, no Excel ou no Google Planilhas, com uma linha por conta: sistema, usuário e senha. Se você já usa uma, veja quatro coisas que ela faz com as senhas sem avisar. Se vai montar a sua, leve o modelo de colunas e o que pôr no lugar.
O que é uma planilha de senhas
É uma tabela em que cada linha é uma conta: o banco, o e-mail, o Instagram, o domínio do site, o sistema da empresa. Ao lado de cada conta ficam o usuário e a senha.
Ela resolve um problema de verdade: junta num lugar só os acessos que estavam espalhados em papel, em conversa de WhatsApp e na memória de alguém. É de graça, todo mundo sabe usar e qualquer conta aparece com um Ctrl+F.
O modelo de colunas
Se você vai montar a sua, estas são as colunas que fazem a planilha servir para alguma coisa além de guardar a senha:
| Coluna | O que vai nela | Para que serve |
|---|---|---|
| Serviço | O nome da conta: banco, e-mail, Instagram, domínio | É por ela que você procura |
| Endereço | O link da página de login | Você entra pelo endereço certo, e não pelo primeiro resultado da busca |
| Usuário | O login ou o e-mail da conta | |
| Senha | A senha | É a coluna que muda tudo, e a próxima parte explica por quê |
| Responsável | Quem da equipe cuida daquela conta | Quando a conta trava, você sabe a quem perguntar |
| Última troca | A data em que a senha mudou pela última vez | Mostra qual senha está há mais tempo sem mudar |
| Duas etapas | Se a conta pede um segundo código para entrar | Mostra quais contas dependem só da senha |
Duas etapas, ou verificação em duas etapas, é quando a conta pede, além da senha, um código que chega no celular. Sem ele, quem tem a senha entra.
As 4 coisas que a planilha faz com as suas senhas
1. Quem abre, lê todas de uma vez.
A permissão da planilha vale para o arquivo inteiro. A pessoa que precisava só da senha do Instagram recebe junto a do banco, a do e-mail e a do domínio do site.
2. A cópia sai do seu controle.
Tirar alguém do compartilhamento corta o acesso ao arquivo original. Não alcança a cópia que essa pessoa baixou, o anexo que foi por e-mail nem o print que ficou na galeria do celular.
3. Apagar a linha não apaga a senha.
No Google Planilhas, quem tem permissão de editor abre o histórico de versões, que é a lista de como o arquivo estava em cada momento, e vê a planilha como ela era antes. A linha apagada hoje continua lá, na versão de ontem.
4. A senha da planilha protege a planilha, não as senhas.
O Excel deixa pôr senha no arquivo, em Arquivo > Informações > Proteger Pasta de Trabalho > Criptografar com Senha. Só que essa senha precisa chegar a todo mundo que usa a planilha. Você troca vinte senhas por uma, e essa uma abre as vinte.
A planilha de senhas não tem fechadura. Tem uma lista de quem recebeu o link.
Planilha de senhas × cofre de senhas
Cofre de senhas é um programa feito para guardar senhas com criptografia, que transforma cada senha num código que só abre com a chave certa. A diferença para a planilha está em onde a senha fica legível:
| Critério | Planilha de senhas | Otimiza Key |
|---|---|---|
| Onde a senha fica legível | Em todo lugar onde o arquivo abre | No seu aparelho, depois que você digita a senha mestra |
| O que fica guardado no servidor, o computador onde os dados moram | O arquivo, legível para quem tem acesso a ele | Um bloco ilegível, que nem a Otimiza.pro consegue abrir |
| Separação | Uma permissão para o arquivo inteiro | Um cofre para cada assunto, cada um com a própria chave |
| Para entrar | Ter o link ou uma conta com acesso | Senha mestra e verificação em duas etapas |
| Onde abre | Excel ou Google Planilhas | No navegador: pela web ou por uma extensão, um pequeno programa instalado no navegador |
| Quanto custa | Grátis | A partir de R$ 4,90 por mês |
Senha mestra é a única senha que você decora no Otimiza Key. É dela que saem as chaves dos seus cofres, e ela nunca vai para o servidor.
Tire as senhas da planilha hoje.
O Otimiza Key custa R$ 4,90 por mês para uma pessoa e R$ 19,90 por mês para um time de até 10 pessoas.
Assinar o Otimiza KeyNo plano anual, o 1º ano sai pela metade: R$ 29,40 no Individual e R$ 119,40 no Time. A partir do 2º ano, R$ 58,80 e R$ 238,80 por ano.
Como sair da planilha em 4 passos
- Separe as linhas por assunto: Marketing, Financeiro, Site, um grupo para cada cliente. É assim que os cofres vão ficar.
- Crie a sua senha mestra no Otimiza Key. É a única que você vai decorar.
- Crie um cofre para cada assunto e passe as senhas para ele.
- Apague a planilha e esvazie a lixeira. No Google Drive, o que vai para a lixeira só é excluído de vez depois de 30 dias. Em seguida, troque primeiro as senhas das contas que mais gente via.
Uma conta para fazer agora
Abra o botão Compartilhar da sua planilha de senhas e conte os nomes. Cada um deles tem todas as senhas da lista. Quantas pessoas têm o link da sua planilha agora?
Perguntas frequentes
Planilha de senhas é segura?
Ela protege as senhas tanto quanto o link protege o arquivo: quem pode abrir a planilha lê todas as linhas, e tirar alguém do compartilhamento não apaga a cópia que essa pessoa já baixou. Para senha de empresa, o lugar feito para isso é um cofre de senhas, que guarda cada senha com criptografia.
Como colocar senha numa planilha do Excel?
No Excel, vá em Arquivo > Informações > Proteger Pasta de Trabalho > Criptografar com Senha e digite a senha duas vezes. A partir daí o arquivo só abre com ela. A Microsoft avisa que não recupera senha esquecida, e essa senha passa a abrir todas as outras da planilha.
Quais colunas uma planilha de senhas deve ter?
Sete: serviço, endereço da página de login, usuário, senha, responsável pela conta, data da última troca e se a conta pede verificação em duas etapas, que é o código extra que chega no celular na hora de entrar.
Quem tem acesso à planilha consegue ver uma senha apagada?
No Google Planilhas, quem tem permissão de editor consegue: o histórico de versões mostra o arquivo como ele estava antes, inclusive as linhas que já foram apagadas.
O que usar no lugar da planilha de senhas?
Um cofre de senhas, um programa que guarda senhas com criptografia em vez de texto aberto. No Otimiza Key, cada senha é criptografada no seu aparelho antes de ir para o servidor, você decora uma senha só, a senha mestra, e separa os acessos em cofres por assunto. Custa R$ 4,90 por mês para uma pessoa ou R$ 19,90 por mês para até 10.
Fontes, conferidas em 24/09/2026: histórico de versões no Google Planilhas · lixeira do Google Drive · Proteger um arquivo do Excel, da Microsoft.