Planilha de Banco de Horas grátis, em Excel, com o prazo de compensação calculado

O que vem dentro da planilha de banco de horas

A maior parte das planilhas de banco de horas que circulam por aí resolve metade do problema: elas somam as horas. O que elas não fazem é dizer até quando aquele saldo pode ser compensado, e é justamente aí que o banco de horas deixa de ser economia e vira passivo. Esta planilha tem as duas coisas, em 5 abas:

• Leia-me. O passo a passo, os três prazos legais de compensação e as vedações (menor de 18 anos e atividade insalubre).
• Configuração. Empresa, jornada diária normal, tolerância diária e o regime de compensação, escolhido numa lista. É o regime que define o prazo, e toda a planilha se ajusta a ele.
• Lançamentos. Uma linha por pessoa por dia: funcionário (lista suspensa), data, entrada, saída e volta do intervalo, saída. O saldo do dia sai pronto, em horas decimais e em h:mm, com crédito em verde e débito em vermelho. Suporta turno que vira a madrugada e dia sem intervalo.
• Saldo e Compensação. Crédito, débito e saldo de cada pessoa, a data do primeiro crédito, a data limite para compensar e a situação: dentro do prazo, vencendo em X dias, ou vencido.
• Comparativo. O que a planilha faz e o que só um sistema de ponto faz, linha por linha, sem rodeio.

Como funciona o banco de horas na CLT: os três prazos

O banco de horas está no Art. 59 da CLT. A ideia é simples: em vez de pagar a hora extra em dinheiro, a empresa compensa aquela hora com folga depois. O que quase ninguém acerta é o prazo, porque ele não é escolha da empresa: ele vem da forma como o banco de horas foi pactuado.

Na planilha você escolhe o regime na aba Configuração e pronto: a coluna "Compensar até" de cada funcionário passa a contar a partir do primeiro dia em que ele gerou crédito, com o prazo certo.

O que acontece com o saldo que vence

Crédito que passa do prazo sem ser compensado não desaparece e não prescreve em silêncio: ele é pago como hora extra, com adicional de no mínimo 50%. O mesmo vale na rescisão. Se o funcionário sai com saldo positivo não compensado, aquelas horas entram no acerto.

É por isso que a aba Saldo e Compensação pinta a linha de amarelo quando falta menos de 30 dias e de vermelho quando o prazo já passou. Banco de horas vencido não é saldo: é uma conta que já foi feita e ainda não foi paga.

O lado do débito tem a mesma lógica, invertida: saldo negativo é hora que a empresa pagou e não recebeu de volta. Ele se resolve com reposição de jornada dentro do prazo ou, no desligamento, com desconto, dentro dos limites legais.

Como calcular o banco de horas na mão: uma semana inteira

Jornada de 8 horas por dia, tolerância de 10 minutos por dia (CLT, Art. 58, §1º), intervalo de 1 hora descontado. É exatamente a conta que a planilha faz em cada linha.

Repare na terça: 8 minutos além da jornada não geram crédito, porque a tolerância da CLT é de 10 minutos por dia. Na quarta, 15 minutos passam da tolerância e aí conta tudo, não só os 5 minutos excedentes. Esse é o erro de conta mais comum em planilha feita à mão, e a fórmula da planilha já resolve.

Na soma da semana, crédito e débito não se anulam no mesmo lugar: a planilha guarda +1h45 de crédito e -3h00 de débito em colunas separadas, e o saldo de -1h15 é o resultado. Separar os dois importa porque o prazo de compensação corre sobre o crédito, não sobre o saldo líquido.

O que uma planilha de banco de horas não faz

Vale saber agora, e não na fiscalização:

• Não é um registrador de ponto. Ela não é um REP nos termos da Portaria 671/2021 e não gera os arquivos AFD e AEJ, que são o que o auditor fiscal do trabalho pede.
• Não prova nada sozinha. Qualquer pessoa com o arquivo aberto muda um horário e ninguém fica sabendo. Numa reclamação trabalhista, uma planilha editável vale muito menos do que um registro com trilha de auditoria.
• Não coleta a marcação. Alguém precisa digitar entrada, intervalo e saída de cada pessoa, todo dia. Em 30 funcionários isso é trabalho de verdade.
• Não avisa. O alerta de prazo vencido só aparece quando alguém abre o arquivo e olha. Prazo que vence sem ninguém olhar reaparece como hora extra na folha.

E há o ponto que decide para muita empresa: acima de 20 empregados o registro de jornada é obrigatório (CLT, Art. 74, §2º). O banco de horas se sustenta no registro de ponto. Sem registro, o saldo que você calculou não tem o que o comprove.

Planilha grátis ou ponto eletrônico? Compare e decida

A leitura honesta: até cerca de 20 pessoas e com acordo bem documentado, a planilha dá conta. Acima disso, ou quando o banco de horas já gerou discussão com alguém, o custo de manter a planilha (tempo de quem digita, mais o risco de um saldo vencido virar hora extra) passa o preço do sistema. Ver a tabela de preços do Otimiza no Ponto.

Como usar a planilha em 5 passos

1. Abra a aba Configuração e preencha a empresa, a jornada diária normal (8 horas, no caso mais comum) e a tolerância diária (10 minutos é o máximo que a CLT permite; reduzir é legal, aumentar não).
2. Escolha o regime de compensação na lista. É o passo que mais muda o resultado: tácito compensa no mesmo mês, individual escrito em 6 meses, coletivo em 12.
3. Liste os funcionários, com cargo e, se for diferente do padrão, a jornada diária de cada um. Eles passam a aparecer como lista suspensa nos lançamentos.
4. Lance os horários na aba Lançamentos, uma linha por pessoa por dia. Dia sem intervalo: deixe as duas colunas de intervalo em branco. Turno que vira a madrugada: lance normal, a fórmula trata.
5. Confira a aba Saldo e Compensação no fechamento do mês. Linha amarela é prazo vencendo em menos de 30 dias; linha vermelha é prazo vencido, e aí o crédito vira hora extra.

Perguntas frequentes

A planilha de banco de horas é grátis mesmo?

Sim. Você preenche o formulário, o arquivo .xlsx baixa na hora e não há cobrança, teste expirando nem e-mail de confirmação. Em troca, a planilha traz a oferta do Otimiza no Ponto em algumas abas, para quando a planilha apertar.

Qual é o prazo para compensar o banco de horas?

Depende de como ele foi pactuado. Sem nada escrito (acordo tácito), a compensação tem de ocorrer no mesmo mês. Com acordo individual escrito, até 6 meses, conforme a Lei 13.467/2017. Com acordo ou convenção coletiva, até 12 meses. Na planilha você escolhe o regime e a data limite de cada funcionário se ajusta sozinha.

O que acontece se o banco de horas vencer sem compensação?

As horas de crédito não compensadas no prazo são pagas como hora extra, com adicional de no mínimo 50%. O mesmo vale na rescisão: saldo positivo não compensado entra no acerto. Por isso a planilha destaca em vermelho o prazo que já passou.

Como calcular o saldo do banco de horas?

Para cada dia: horas trabalhadas menos o intervalo, comparadas com a jornada prevista. Se a diferença couber na tolerância de 10 minutos diários (CLT, Art. 58, §1º), o saldo do dia é zero. Se passar, conta a diferença inteira, não só o que excedeu a tolerância. O crédito e o débito do período são somados em separado, e o saldo é a soma dos dois. A planilha faz isso por fórmula em cada linha.

Funciona no Google Planilhas?

Sim. Abre no Excel 2019 ou mais novo, no Microsoft 365, no Google Planilhas e no LibreOffice 5.2 ou mais novo. Em Excel 2016 ou anterior a coluna "Compensar até" pode não calcular, porque usa uma função mais recente; o resto funciona.

Todo funcionário pode ter banco de horas?

Não. Menores de 18 anos e atividades insalubres têm restrição ao regime de compensação, e a insalubre depende de autorização do Ministério do Trabalho. Antes de aplicar, confira a convenção coletiva da sua categoria: ela pode trazer regras próprias de prazo, de adicional e de quem pode ou não entrar no banco.

A planilha substitui o controle de ponto?

Não. Ela calcula o banco de horas a partir de horários que alguém digita, e não registra a jornada. Empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a registrar a jornada (CLT, Art. 74, §2º), e é o registro de ponto que sustenta o banco de horas numa fiscalização. Se você precisa das duas coisas, comece pela planilha de controle de ponto, que é a folha de ponto mensal, ou vá direto para o ponto eletrônico.

Leituras que completam a planilha

• Banco de horas na CLT: as regras, o que mudou com a reforma e como não gerar passivo
• Recesso de fim de ano com banco de horas: o que pode e o que não pode
• Planilha de controle de ponto grátis: a folha de ponto mensal, em Excel
• Otimiza no Ponto: ponto eletrônico com AFD, AEJ e banco de horas apurado
• Todas as ferramentas e planilhas gratuitas da Otimiza.pro