O custo de um funcionário vai além do salário. A empresa deposita o FGTS, paga a contribuição ao INSS conforme o regime de tributação e guarda, todo mês, a parte do 13º e das férias com o terço. Um salário de R$ 3.000 custa cerca de R$ 4.866 por mês no Lucro Presumido e cerca de R$ 3.870 no Simples Nacional (anexos I, II, III e V), antes dos benefícios.
Calculadora de custo de funcionário 2026
Ponha o salário bruto e o regime de tributação da empresa. A calculadora soma o FGTS, o INSS patronal, o RAT e as contribuições a terceiros, quando a empresa paga, e as provisões mensais do 13º e das férias com o terço. Não pede cadastro.
Quanto custa o funcionário por mês?
Salário, encargos e provisões, pelo regime da empresa.
O que entra no custo de um funcionário
Além do salário, a empresa paga encargos sobre a folha e reserva, mês a mês, o 13º e as férias que vai pagar depois. Os encargos incidem sobre o salário e também sobre essas duas verbas.
| Item | Quanto | Base legal |
|---|---|---|
| FGTS | 8% da remuneração, inclusive do 13º | Lei 8.036/1990, art. 15 |
| INSS patronal | 20% das remunerações | Lei 8.212/1991, art. 22, I |
| RAT | 1%, 2% ou 3%, conforme o risco da atividade, reduzido em até 50% ou aumentado em até 100% pelo FAP | Lei 8.212/1991, art. 22, II, e Lei 10.666/2003, art. 10 |
| Terceiros | 5,8% na maioria das empresas (varia pela atividade) | Pago no Lucro Presumido e no Lucro Real |
| 13º salário | 1/12 do salário por mês trabalhado | Lei 4.090/1962 |
| Férias com o terço | 1/12 por mês do salário mais um terço | Constituição, art. 7º, XVII |
As provisões de 13º e de férias com o terço somam cerca de 19,4% do salário. O passo a passo de cada uma está no guia de quanto custa um funcionário e no de como fazer a folha de pagamento.
Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real
O que a empresa paga além do salário depende do regime de tributação. O FGTS e as provisões de 13º e férias são iguais para todos; a contribuição previdenciária, não.
| Encargo | Lucro Presumido e Lucro Real | Simples (anexos I, II, III e V) | Simples (anexo IV) |
|---|---|---|---|
| FGTS | 8% | 8% | 8% |
| INSS patronal | 20% | dentro do DAS | 20%, fora do DAS |
| RAT × FAP | 1% a 3%, vezes 0,5 a 2 | dentro do DAS | 1% a 3%, vezes 0,5 a 2 |
| Terceiros | 5,8% na maioria das empresas (varia pela atividade) | não paga | não paga |
| Provisões de 13º e de férias + 1/3 | cerca de 19,4% do salário | cerca de 19,4% do salário | cerca de 19,4% do salário |
No Simples Nacional, a contribuição patronal ao INSS está dentro do DAS, salvo nas atividades do anexo IV, que a pagam à parte, como as demais empresas (Lei Complementar 123/2006, art. 13, VI, e art. 18, § 5º-C). As empresas do Simples não pagam as contribuições a terceiros (art. 13, § 3º). O anexo IV do Simples reúne, entre outras, construção civil, vigilância, limpeza e advocacia.
Desoneração da folha em 2026. As empresas dos setores beneficiados pela Lei 14.973, de 2024 estão na volta gradual ao INSS patronal sobre a folha: em 2026, pagam 10% sobre a folha e 60% da alíquota da contribuição sobre a receita bruta (CPRB). Em 2027, serão 15% e 40%; em 2028, os 20% cheios sobre a folha. A calculadora não cobre esse caso.
Exemplo: quanto custa um funcionário de R$ 3.000
Salário de R$ 3.000, RAT de 2%, FAP de 1,00 e terceiros de 5,8%, sem benefícios:
| Item | Lucro Presumido ou Real | Simples (I, II, III e V) | Simples (anexo IV) |
|---|---|---|---|
| Salário | R$ 3.000,00 | R$ 3.000,00 | R$ 3.000,00 |
| 1/12 do 13º | R$ 250,00 | R$ 250,00 | R$ 250,00 |
| 1/12 das férias com o terço | R$ 333,33 | R$ 333,33 | R$ 333,33 |
| FGTS | R$ 286,67 | R$ 286,67 | R$ 286,67 |
| INSS patronal | R$ 716,67 | dentro do DAS | R$ 716,67 |
| RAT | R$ 71,67 | dentro do DAS | R$ 71,67 |
| Terceiros | R$ 207,83 | não paga | não paga |
| Custo por mês | R$ 4.866,17 | R$ 3.870,00 | R$ 4.658,34 |
| Vezes o salário | 1,62 | 1,29 | 1,55 |
O vale-transporte entra pelo valor que a empresa paga, já sem o desconto do empregado. Ele não tem natureza salarial e não tem INSS nem FGTS (Decreto 10.854/2021, art. 111).
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Quero o mês grátis do Otimiza RH →Perguntas frequentes sobre o custo de um funcionário
Quanto custa um funcionário para a empresa?
Depende do regime de tributação. Com salário de R$ 3.000, RAT de 2% e FAP de 1,00, o custo fica perto de R$ 4.866 por mês no Lucro Presumido ou no Real e de R$ 3.870 no Simples Nacional dos anexos I, II, III e V, antes dos benefícios. A conta soma o FGTS, o INSS da empresa quando ela paga e as provisões de 13º e de férias com o terço.
O que são encargos trabalhistas?
São o que a empresa paga sobre a folha além do salário: o FGTS de 8%, a contribuição patronal ao INSS de 20%, o RAT de 1% a 3% ajustado pelo FAP e as contribuições a terceiros, que somam 5,8% na maioria das empresas. O Simples Nacional paga o FGTS à parte, e o INSS da empresa vai dentro do DAS, salvo no anexo IV.
Empresa do Simples Nacional paga INSS patronal?
Nos anexos I, II, III e V, a contribuição patronal ao INSS está dentro do DAS. No anexo IV, que reúne, entre outras, construção civil, vigilância, limpeza e advocacia, a empresa paga os 20% e o RAT à parte (Lei Complementar 123/2006, art. 13, VI, e art. 18, § 5º-C). Nenhuma empresa do Simples paga as contribuições a terceiros (art. 13, § 3º).
O FGTS é descontado do salário do funcionário?
Não. O FGTS é um depósito da empresa, de 8% da remuneração, inclusive do 13º, que não sai do salário do empregado (Lei 8.036/1990, art. 15). No contrato de aprendizagem, a alíquota é de 2%.
Por que provisionar o 13º e as férias todo mês?
Porque o funcionário ganha, a cada mês trabalhado, 1/12 do 13º e 1/12 das férias com o terço, que a empresa paga de uma vez no fim do ano e no período de férias. As duas provisões somam cerca de 19,4% do salário, e sobre elas também incidem o FGTS e o INSS da empresa.
O vale-transporte entra no custo do funcionário?
Entra, pelo valor que a empresa paga, já sem o desconto do empregado. O vale-transporte não tem natureza salarial e não tem INSS nem FGTS (Decreto 10.854/2021, art. 111).