Resposta curta: de graça de verdade, existem o que o governo oferece, as planilhas e alguns planos grátis para poucos funcionários. O eSocial Simplificado é gratuito para o empregador doméstico, o segurado especial e o MEI, que elaboram e encerram a folha no próprio eSocial. Para as outras empresas, o eSocial tem o módulo Web Geral, em que cada evento é lançado à mão e que, segundo o manual, não pretende substituir os sistemas próprios das empresas. Uma planilha grátis confere a conta, mas não envia nada ao eSocial. Para testar um sistema de folha com o eSocial sem pagar, o Otimiza RH dá 1 mês grátis com o cupom 1MESGRATIS, para fechar uma folha de verdade antes de contratar.
Este guia é da Otimiza.pro, que faz o Otimiza RH e atende mais de 1.000 empresas em todo o Brasil desde 2019.
Quer fechar uma folha de verdade sem pagar? No mês grátis, você fecha uma folha de verdade e envia ao eSocial.
Quero meu mês grátisCupom 1MESGRATIS: conta nova, um por CNPJ, sem limite de colaboradores e sem cartão de crédito.
O que é de graça de verdade na folha de pagamento
Antes de procurar um programa, vale saber o que já é de graça e para quem. A tabela junta o que o governo oferece, conferido nas páginas oficiais em 11/11/2026, e as ferramentas gratuitas da Otimiza.pro.
| Opção | Para quem | O que faz | Limite |
|---|---|---|---|
| eSocial Simplificado Pessoa Física (governo federal) | Empregador doméstico e segurado especial | A folha é elaborada e encerrada no próprio eSocial, com a conta gov.br ou o certificado digital. Serviço gratuito. | Só para esses dois públicos |
| eSocial Simplificado Pessoa Jurídica (governo federal) | Microempreendedor individual (MEI) | A folha é elaborada e encerrada no módulo simplificado do eSocial para o MEI. Serviço gratuito. | O MEI pode ter um único empregado, que receba um salário mínimo ou o piso da categoria (Lei Complementar 123/2006, art. 18-C) |
| Módulo Web Geral do eSocial | Empresas | Consulta e lançamento dos eventos direto no portal do eSocial, um a um. | Segundo o manual, é uma ferramenta auxiliar para situações de contingência ou de indisponibilidade do sistema da empresa, e não pretende substituir os sistemas próprios das empresas |
| Planilha de folha de pagamento grátis (Otimiza.pro) | Qualquer empresa | Calcula a folha por fórmula, com as tabelas de 2026, e monta o holerite. | Não envia eventos ao eSocial, não gera a DCTFWeb nem a guia do FGTS Digital e não substitui o contador |
| Calculadoras gratuitas (Otimiza.pro) | Qualquer pessoa | Fazem a conta do 13º salário, das férias, da rescisão e da hora extra. | Conferem uma conta de cada vez; não fazem a folha do mês |
O que um sistema de folha faz todo mês
Com o eSocial, a folha deixou de ser só um relatório interno. Cada salário vira um evento enviado ao governo, e é desse envio que saem a guia do INSS, pela DCTFWeb, e a do FGTS, pelo FGTS Digital. Um erro na folha vira erro nas guias.
Fechar a folha no eSocial é enviar, para cada competência, três eventos, nesta ordem:
- S-1200, remuneração: o que cada trabalhador ganhou no mês, rubrica por rubrica, com as bases de INSS, FGTS e Imposto de Renda. O eSocial devolve os valores que calculou. Compare com a sua folha antes de seguir.
- S-1210, pagamentos: o que foi pago a cada pessoa e em que data. É dele que sai o Imposto de Renda retido.
- S-1299, fechamento: encerra a competência. Depois dele, a DCTFWeb fica pronta para emitir o DARF. O FGTS Digital não espera o fechamento: a guia do FGTS sai dos eventos de remuneração.
No FGTS Digital, a guia sai do que está no eSocial. Não há como corrigir a guia: corrige-se o evento, e a guia é refeita. No módulo Web Geral, a empresa lança esses eventos à mão, um a um. Num sistema de folha, eles saem do cálculo do mês.
O que conferir antes de usar um sistema de folha grátis
Existem sistemas com plano grátis para poucos funcionários. Antes de colocar a folha da empresa num deles, confira se ele faz o que o mês pede, e nos prazos:
| Até quando | O quê | Base legal |
|---|---|---|
| Dia 15 do mês seguinte | Eventos de remuneração, pagamento e fechamento no eSocial (S-1200, S-1210 e S-1299) | Manual de Orientação do eSocial |
| Dia 20 do mês seguinte | Guia do FGTS, emitida pelo FGTS Digital | Lei 8.036/1990, art. 15 |
| Dia 20 do mês seguinte | INSS do empregado e da empresa, no DARF gerado pela DCTFWeb | Lei 8.212/1991, art. 30 |
| Último dia útil do mês seguinte | Entrega da DCTFWeb | Instrução Normativa RFB 2.237/2024 |
Quando o dia 20 não é dia útil, as guias vencem no dia útil anterior; já o prazo do eSocial, quando o dia 15 não é útil, passa para o dia útil seguinte.
Na prática, a lista de conferência de um sistema de folha, grátis ou pago, é esta:
- calcula o INSS e o Imposto de Renda com as tabelas de 2026 (as tabelas estão na base da Otimiza.pro: tabela do INSS e tabela do IRRF);
- envia os eventos S-1200, S-1210 e S-1299 ao eSocial;
- deixa prontas as bases da DCTFWeb e da guia do FGTS Digital;
- recebe o ponto e as variáveis do mês sem que alguém precise redigitar;
- tem suporte nos prazos do eSocial e das guias.
Planilha, contabilidade ou sistema?
| Caminho | Serve para | Cuidado |
|---|---|---|
| Planilha | Conferir a conta e simular salários | Não envia nada ao eSocial, e uma tabela desatualizada erra todos os holerites ao mesmo tempo |
| Contabilidade | Empresa pequena, sem departamento pessoal próprio | O ponto e as variáveis precisam chegar a tempo, e alguém da empresa precisa conferir o resultado |
| Sistema de folha com eSocial | Empresa com DP próprio ou com muitas variáveis no mês | Atualização das tabelas, ligação com o ponto e os benefícios, e suporte nos prazos do eSocial |
Seja qual for o caminho, a folha depende do que chega antes dela: o ponto fechado e os benefícios lançados. Para comparar os sistemas pagos, com o preço que cada um publica, veja o comparativo de sistemas de folha de pagamento para pequenas empresas.
Como testar um sistema de folha de pagamento 1 mês grátis
O sistema de folha de pagamento da Otimiza.pro, o Otimiza RH, não tem plano gratuito permanente. Atualmente, o Otimiza RH oferece o cupom 1MESGRATIS, que dá 1 mês grátis para conta nova, um por CNPJ, sem limite de colaboradores e sem cartão de crédito. No mês grátis, a empresa fecha uma folha de verdade, com o envio ao eSocial.
A cobrança não começa sozinha. No fim do mês, o time do Otimiza RH confirma com você se a empresa quer continuar. Se continuar, você escolhe o módulo (o Módulo 1, sem a folha e o eSocial, ou o Módulo 2, com a folha e o eSocial) e paga só pelos colaboradores ativos no mês, com a assinatura mínima até 10 funcionários. Se não continuar, não há cobrança.
Depois, com a folha e o eSocial, R$ 59,90 por mês até 10 funcionários e R$ 5,90 por funcionário ativo a partir de 11, sem taxa de adesão e com integração grátis. Sem a folha e o eSocial, o Módulo 1 custa R$ 49,90 por mês de 1 a 10 funcionários e R$ 4,70 por funcionário de 11 em diante.
O Otimiza RH, da Otimiza.pro, calcula a folha, envia os eventos ao eSocial e deixa prontas as bases do FGTS Digital e da DCTFWeb, com o ponto e o RH no mesmo sistema. Para testar sem pagar, deixe seus dados na página do Otimiza RH e informe o cupom 1MESGRATIS quando o time do Otimiza RH entrar em contato.
Perguntas frequentes sobre sistema de folha de pagamento gratuito
Existe sistema de folha de pagamento gratuito?
Existem opções sem custo, com limites. O governo federal oferece de graça o eSocial Simplificado, em que o empregador doméstico, o segurado especial e o MEI elaboram e encerram a folha no próprio eSocial. Para as outras empresas, o eSocial tem o módulo Web Geral, em que cada evento é lançado à mão: segundo o manual, ele é uma ferramenta auxiliar para situações de contingência e não pretende substituir os sistemas próprios das empresas. Há ainda planilhas e sistemas com plano grátis para poucos funcionários. O Otimiza RH não tem plano gratuito permanente, mas dá 1 mês grátis com o cupom 1MESGRATIS, sem cartão de crédito, para fechar uma folha de verdade, com o envio ao eSocial, antes de contratar.
O eSocial é gratuito?
O eSocial Simplificado é. Nas páginas de serviço do gov.br, a folha do empregador doméstico e do segurado especial, no eSocial Simplificado Pessoa Física, e a do MEI, no eSocial Simplificado Pessoa Jurídica, são serviços gratuitos, acessados com a conta gov.br ou o certificado digital. Para as outras empresas, o eSocial tem o módulo Web Geral, feito para situações de contingência ou de indisponibilidade do sistema próprio da empresa.
A planilha de folha de pagamento grátis envia a folha ao eSocial?
Não. Ela calcula a folha e monta o holerite, mas não envia eventos ao eSocial, não gera a DCTFWeb nem a guia do FGTS Digital e não substitui o contador. Para fazer isso no mesmo sistema, o Otimiza RH, no Módulo 2, transmite o eSocial com o certificado e-CNPJ A1 da empresa.
O Otimiza RH é gratuito?
Por 1 mês, sim. Atualmente, o Otimiza RH oferece o cupom 1MESGRATIS, que dá 1 mês grátis para conta nova, um por CNPJ, sem limite de colaboradores e sem cartão de crédito. No mês grátis, a empresa fecha uma folha de verdade, com o envio ao eSocial. Não há plano gratuito permanente: depois do mês grátis, você paga só pelos colaboradores ativos, no módulo que escolher, e a cobrança só começa se a empresa confirmar.
Quanto custa o Otimiza RH depois do mês grátis?
O Módulo 2, com a folha e o eSocial, custa R$ 59,90 por mês até 10 funcionários e R$ 5,90 por funcionário ativo a partir de 11. O Módulo 1, com todo o RH e o DP, sem gerar a folha e sem o eSocial, custa R$ 49,90 por mês de 1 a 10 funcionários e R$ 4,70 por funcionário de 11 em diante. Nos dois, sem taxa de adesão e com integração grátis.
Conclusão
O que existe de graça na folha de pagamento é o eSocial Simplificado, para o empregador doméstico, o segurado especial e o MEI; o módulo Web Geral do eSocial, para contingência; a planilha, para conferir a conta; e os planos grátis para poucos funcionários. Para a empresa que quer a folha com o eSocial, o ponto e o RH num sistema só, o caminho sem custo é testar antes de contratar.
Fontes oficiais consultadas em 11/11/2026: Elaborar folha de pagamento no eSocial Simplificado Pessoa Física: empregador doméstico e segurado especial (gov.br) · Elaborar folha de pagamento no eSocial Simplificado Pessoa Jurídica: MEI (gov.br) · Manual do usuário dos módulos Web Geral e SST, versão de 21/11/2023 (eSocial) · Lei Complementar 123/2006, art. 18-C · Lei 8.036/1990, art. 15 · Lei 8.212/1991, art. 30.
Feche uma folha de verdade, 1 mês grátis. No mês grátis, você fecha uma folha de verdade e envia ao eSocial. Depois, com a folha e o eSocial, R$ 59,90 por mês até 10 funcionários e R$ 5,90 por funcionário ativo a partir de 11, sem taxa de adesão e com integração grátis!
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