Planilha de folha de pagamento grátis, em Excel, com o holerite pronto para imprimir

O que vem dentro da planilha de folha de pagamento

Este modelo de folha de pagamento faz a conta do mês de cada funcionário e entrega o holerite pronto, sem macro e sem instalar nada. São 7 abas:

• Leia-me. O passo a passo, o que a planilha calcula e o que ela não faz.
• Parâmetros. As tabelas de 2026 (INSS, Imposto de Renda, redução de 2026, FGTS, vale-transporte e salário-família), cada valor com a fonte oficial. Mudou a lei, você troca o número aqui e a planilha inteira acompanha.
• Funcionários. Salário base, dependentes no IR, filhos para o salário-família, pensão alimentícia, custo do VT no mês e se o contrato é de aprendiz.
• Folha do mês. A competência e, por pessoa, os dias trabalhados, os outros proventos, as faltas e os outros descontos. Saem por fórmula o INSS, a base e o IRRF com a redução, o desconto do VT, o FGTS e o líquido, com avisos como "INSS no teto" e "salário abaixo do mínimo".
• Holerite. Escolha o funcionário numa lista e o recibo de pagamento sai pronto para imprimir em A4, com as bases do INSS, do FGTS e do IR e o espaço da assinatura.
• Resumo. Total de proventos, descontos e líquido, INSS e IRRF retidos, FGTS do mês e o custo estimado para a empresa.
• Comparativo. O que a planilha faz e o que um sistema de folha faz, linha por linha.

Como a planilha calcula a folha de 2026

As fórmulas seguem as tabelas oficiais de 2026, e cada valor está na aba Parâmetros com a fonte:

• INSS: tabela progressiva, faixa a faixa, de 7,5% até R$ 1.621,00 a 14% até o teto de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026). Veja a tabela do INSS 2026.
• Imposto de Renda: a base é a remuneração menos o INSS, R$ 189,59 por dependente e a pensão alimentícia, ou menos o desconto simplificado de R$ 607,20, o que for maior. Sobre o imposto da tabela entra a redução de 2026 (Lei 15.270/2025): até R$ 5.000 de rendimento tributável no mês, o IR retido é zero; de R$ 5.000,01 a R$ 7.350, o imposto cai. Veja a tabela do IRRF 2026.
• FGTS: 8% da remuneração, depositados pela empresa, sem desconto no salário (2% no contrato de aprendizagem).
• Vale-transporte: 6% do salário básico, sem as horas extras e os adicionais, e nunca mais que o custo do VT do mês (Decreto 10.854/2021, art. 114).
• Salário-família: R$ 67,54 por filho de até 14 anos para quem ganha até R$ 1.980,38 no mês.

Veja o resultado das fórmulas para alguns salários de 2026, sem dependentes e sem vale-transporte:

Repare em R$ 5.000: pela tabela, o IR seria de R$ 312,89, e a redução de 2026 zera. Em R$ 5.500, a redução ainda tira R$ 246,32. A partir de R$ 7.350, não há redução. Para o passo a passo de cada linha, com um exemplo completo de 2026, leia o guia Folha de pagamento: o que é, como fazer e calcular em 2026.

Modelo de holerite em Excel: o que vai no recibo

O holerite é o recibo de pagamento de salário que o funcionário assina. Na aba Holerite, você escolhe o nome numa lista e o recibo se monta com os dados da folha do mês:

• Empregador, CNPJ, competência, funcionário, CPF, cargo e data de admissão.
• Proventos: salário (com os dias), outros proventos e salário-família.
• Descontos: faltas e atrasos, INSS (com a alíquota efetiva), Imposto de Renda, vale-transporte, pensão alimentícia e outros descontos.
• Totais, o valor líquido a receber e as bases: salário base, base do INSS e do FGTS, base do IR e o FGTS do mês.
• A declaração de recebimento, com o espaço da data e da assinatura.

A área de impressão já está em A4, numa página. Para entender cada linha do recibo, veja Holerite: como ler e entender o contracheque.

O que uma planilha de folha de pagamento não faz

Vale saber antes do fechamento:

• Não envia nada ao eSocial. Os eventos da folha, a DCTFWeb e a guia do FGTS Digital continuam por sua conta ou do seu contador.
• Não calcula horas extras, adicional noturno nem DSR. Você lança o valor já calculado em Outros proventos. A calculadora de hora extra faz essa conta.
• Não calcula férias, 13º nem rescisão, que têm regras próprias: use as calculadoras gratuitas de férias, de 13º salário e de rescisão.
• Não conhece a sua convenção coletiva. Piso, adicionais e descontos da categoria ficam por sua conta.
• Não estima sozinha os encargos da empresa. INSS patronal, RAT e terceiros dependem do regime tributário: informe o percentual com o seu contador.
• Não leva o holerite ao funcionário. Ele é impresso e assinado à mão.

Planilha grátis ou sistema de folha? Compare e decida

A leitura honesta: com poucos funcionários e uma contabilidade que já envia o eSocial, a planilha ajuda a conferir a folha. Quando a folha passa a sair daqui, alguém ainda precisa lançar tudo no eSocial, gerar as guias e entregar os holerites, todo mês. É esse trabalho que o Otimiza RH tira da mesa. Ver os preços do Otimiza RH.

Como usar a planilha em 5 passos

1. Abra a aba Parâmetros e preencha a empresa e o CNPJ. As tabelas de 2026 já vêm preenchidas, com a fonte de cada valor.
2. Cadastre os funcionários: salário base, dependentes no IR, filhos para o salário-família, pensão alimentícia e o custo do VT no mês.
3. Preencha a Folha do mês: a competência e, para cada pessoa, os dias trabalhados (em branco, 30), os outros proventos, as faltas e atrasos e os outros descontos.
4. Imprima o holerite de cada funcionário na aba Holerite e colha a assinatura.
5. Confira o Resumo: líquido a pagar, INSS e IRRF retidos, FGTS do mês e o custo estimado para a empresa.

Perguntas frequentes

A planilha de folha de pagamento é grátis mesmo?

Sim. Você preenche o formulário, o arquivo .xlsx baixa na hora e não há cobrança, teste expirando nem e-mail de confirmação. Em troca, a planilha traz a oferta do Otimiza RH em algumas abas, para quando a planilha apertar.

A planilha já está com as tabelas de 2026?

Sim: o INSS da Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026, o Imposto de Renda da Lei 15.191/2025 com a redução da Lei 15.270/2025, o FGTS de 8%, o desconto do vale-transporte de até 6% e o salário-família de R$ 67,54. Os valores ficam na aba Parâmetros, com a fonte de cada um, e podem ser trocados quando a tabela mudar.

Quem ganha até R$ 5.000 tem desconto de Imposto de Renda na folha?

Não. Desde janeiro de 2026, a redução da Lei 15.270/2025 zera o IR retido de quem tem até R$ 5.000 de rendimento tributável no mês. De R$ 5.000,01 a R$ 7.350, o imposto é reduzido; acima disso, vale a tabela cheia. A planilha faz essa conta em cada linha da folha.

Como o desconto do vale-transporte é calculado?

São 6% do salário básico, sem horas extras e adicionais (Decreto 10.854/2021, art. 114), e o desconto nunca passa do custo do vale-transporte do mês: se o VT custa menos que os 6%, desconta-se só o custo.

Dá para fazer o holerite no Excel com esta planilha?

Sim. Na aba Holerite, escolha o funcionário na lista: o recibo sai com os proventos, os descontos, as bases e o líquido, pronto para imprimir em A4 e colher a assinatura.

A planilha envia a folha ao eSocial?

Não. Ela calcula a folha e monta o holerite, mas não envia eventos ao eSocial, não gera a DCTFWeb nem a guia do FGTS Digital e não substitui o contador. Para fazer isso no mesmo sistema, o Otimiza RH, no Módulo 2, transmite o eSocial com o certificado e-CNPJ A1 da empresa.

Funciona no Google Planilhas?

Sim. Abre no Excel 2010 ou mais novo, no Microsoft 365, no Google Planilhas e no LibreOffice, sem macros.

A planilha calcula férias, 13º e rescisão?

Não, porque eles têm regras próprias. Use as calculadoras gratuitas de férias, de 13º salário e de rescisão da Otimiza.pro, com as tabelas de 2026.

Leituras que completam a planilha

• Folha de pagamento: o que é, como fazer e calcular em 2026
• Tabela INSS 2026: alíquotas, teto e cálculo do desconto
• Tabela IRRF 2026: faixas, isenção até R$ 5 mil e cálculo
• Salário líquido 2026: calculadora com INSS, IR e VT
• Holerite: como ler e entender o contracheque
• Otimiza RH: sistema de folha de pagamento com eSocial
• Todas as ferramentas e planilhas gratuitas da Otimiza.pro